Um das Beste aus monday.com herauszuholen, ist es wichtig, die Grundlagen des Work OS zu verstehen. Zu diesen Grundlagen gehört auch das Thema der Benutzertypen. Welcher Typ hat welche Berechtigungen, was können sie und wie setzt du sie am besten ein.
In diesem Blogbeitrag erklären wir dir die verschiedenen Typen und wie du sie richtig in deiner monday.com Umgebung einsetzen kannst.

Zusätzlich haben wir auf unserem YouTube-Kanal ein detailliertes Video über die verschiedenen Rollen in monday.com erstellt. Falls du also zusätzlich zum Blog noch mehr erfahren willst, schaue dir gerne das Video an. 

Admin

Ein Admin ist im Grunde ein „Super-Benutzer“ mit umfassenden Rechten, der vollen Zugriff auf das gesamte Konto hat. Er ist verantwortlich für die Verwaltung aller Aspekte, von Benutzern und Boards bis hin zu Sicherheitsfragen und Abrechnungen. Dadurch kann ein Teammitglied (oder auch mehrere, wenn du das möchtest) das Team effizient und sicher führen.

Was kann ein Admin?

Hier ist eine Aufschlüsselung dessen, was ein Admin tun kann (zusätzlich zu allem, was ein Benutzer tun kann)

• • • Kontoname ändern
    • Konto-URL ändern
    • Das Logo ändern (z. B. vom monday.com Logo zum Firmenlogo)
    • Standardlabel für die Statusspalten einstellen und sortieren
    • Alle Benutzer und Admins anzeigen und zusätzliche Admins zum Konto hinzufügen
    • Kontosicherheit festlegen
    • Rechnungen und die Zahlungsmethode einsehen
    • Alle Basis-, Speicher- und erweiterten Statistiken anzeigen
    • Konto löschen
    • Beitritt zu einem geschlossenen Arbeitsbereich ohne Genehmigung des Arbeitsbereichseigentümers
    • Mache dich zum Arbeitsbereichseigentümer
    • Mache dich zum Board-Besitzer auf Hauptboards oder privaten oder teilbaren Boards, die du abonniert hast
    • Inhaberschaft des Boards übertragen oder ändern
    • Benutzer deaktivieren
    • Benutzer löschen
    • Das gesamte Konto löschen

Teammitglieder

Teammitglieder sind die Kollegen oder Mitarbeiter aus deiner Abteilung oder Organisation, mit denen du täglich zusammenarbeitest. Sie haben Zugriff auf alle Informationen auf den Haupt-Boards und können eingeladen werden, um nahtlos auf teilbaren und privaten Boards zusammenzuarbeiten.

Es gibt zwei verschiedene Typen von Teammitgliedern: Mitglieder und Betrachter. Um mehr über die Unterschiede zwischen diesen beiden Typen zu erfahren, kannst du dir diesen Artikel anschauen oder im folgenden Abschnitt eine kurze Übersicht lesen.

Mitglieder

Ein Mitglied ist eine Art von Teammitglied, das über Bearbeitungsrechte für die Boards eines Kontos verfügt. Zusätzlich zu den Rechten eines Admins kann ein Mitglied folgende Aktionen durchführen:

• • • Boards erstellen und bearbeiten
    • Elemente erstellen und bearbeiten
    • Ordner erstellen und bearbeiten
    • Andere Mitglieder zu einem Board oder Element einladen
    • Zugriff auf alle Haupt-Boards
    • Einladung zu teilbaren oder privaten Boards annehmen
    • Sein/ihr Profil bearbeiten
    • Kommunizieren und Anhänge hinzufügen 

Die Anzahl der Mitglieder, die du zu deinem Konto hinzufügen kannst, hängt von deinem erworbenen Paket ab. Wenn du zum Beispiel das Standard-Paket mit 10 Benutzern hast, kannst du bis zu 10 Mitglieder einladen.

Weitere Informationen zu den Preisen von monday.com findest du unter folgendem Link:

Betrachter

Betrachter sind eine spezielle Art von Benutzern, die du zu deinem monday.com-Konto einladen kannst. Ähnlich wie Teammitglieder haben sie Zugriff auf den Haupt-Board-Bereich sowie auf die teilbaren oder privaten Boards, die du mit ihnen teilst. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass Betrachter nur Lesezugriff haben und keine Änderungen vornehmen können.

Ein Betrachter kann:

• • • Alle Haupt-Boards in offenen Arbeitsbereichen des Kontos anzeigen (sowie private Arbeitsbereiche, zu denen sie hinzugefügt wurden)
    • Elemente öffnen und die dazugehörigen Updates lesen
    • In einem Board suchen oder filtern
    • Zu teilbaren oder privaten Boards eingeladen werden
    • Den eigenen Profilbereich bearbeiten
    • Andere Betrachter einladen (sofern der Admin diese Option nicht deaktiviert hat)
    • Board-Ansichten öffnen
    • Einem Team zugewiesen werden
    • Informationen in „Meine Arbeit“ ansehen und anpassen
    • Boards nach Excel exportieren

Was ein Betrachter nicht kann:

• • • Neue Boards erstellen oder löschen
    • Inhalte eines Boards bearbeiten
    • Die Struktur eines Boards verändern
    • Informationen in „Meine Arbeit“ bearbeiten
    • Board-Einstellungen ändern
    • Updates zu einem Element hinzufügen oder Beiträge anderer liken
    • Sich selbst oder andere für ein Element oder Board anmelden
    • Als Board-Eigentümer zugewiesen werden
    • Gäste zu einem teilbaren Board einladen
    • Ein Team erstellen

Ein Betrachterprofil ist durch ein kleines Augensymbol neben dem Avatar gekennzeichnet, und unten links auf dem Bildschirm wird „Betrachter“ angezeigt, was darauf hinweist, dass dieses Konto nur über Ansichtsrechte verfügt.

Wie viele Betrachter kann ich zu meinem Konto einladen?

Du kannst eine unbegrenzte Anzahl von Betrachtern einladen, unabhängig davon, welches Paket du erworben hast. Betrachter werden nicht in der Abrechnung erfasst. Sie können auch selbst andere Betrachter einladen, das Konto anzusehen, sofern der Admin diese Funktion nicht eingeschränkt hat.

Gäste

Ein Gast ist ein Benutzer, der nicht Teil deiner Organisation ist und auch nicht zu deinen Tochtergesellschaften, Niederlassungen oder anderen verbundenen Unternehmen gehört. Beispiele für Gäste sind Kunden, Lieferanten, Freiberufler oder externe Berater.

Ein Gast muss eine E-Mail-Domäne verwenden, die sich von den E-Mail-Domänen unterscheidet, die mit deiner Organisation, deinen Tochtergesellschaften, Niederlassungen oder anderen verbundenen Unternehmen verknüpft sind. Gäste können ausschliesslich zu teilbaren Boards eingeladen werden und haben keinen Zugriff auf Haupt- oder private Boards. Diese Funktion ermöglicht es dir, problemlos mit externen Personen zusammenzuarbeiten, während die Sicherheit der Informationen auf den Haupt- und privaten Boards gewährleistet bleibt.

So sieht das Profil eines Gastes aus:

Benutzerdefinierte Rollen

Sobald eine benutzerdefinierte Rolle erstellt wurde, kann sie jedem Teammitglied im Konto über den Bereich der Benutzerverwaltung zugewiesen werden.

Abonnenten

Abonnenten sind Admins, Teammitglieder und Gäste, die einem Board „folgen“ oder es abonniert haben. Sobald jemand ein Update auf einem abonnierten Board veröffentlicht, erscheint diese Information im Posteingang aller Abonnenten dieses Boards. Weitere Details dazu findest du in diesem Artikel.

Board-Inhaber

Ein Board-Inhaber ist entweder:

• • Die Person, die das Board erstellt hat, oder
  • ein Abonnent des Boards, der vom Ersteller des Boards als Co-Inhaber bestimmt wurde.

Die Rolle des Board-Inhabers ist besonders wichtig, wenn es darum geht, Einschränkungen für ein Board festzulegen. Zum Beispiel kann der Board-Inhaber in den Board-Berechtigungen festlegen, dass Nicht-Inhaber nur Lesezugriff auf das Board haben.

Fazit

Das Verständnis der verschiedenen Benutzertypen in monday.com ist entscheidend für die effiziente und sichere Verwaltung deines Teams und deiner Projekte. Von Admins mit umfassenden Berechtigungen über spezialisierte Teammitglieder bis hin zu Gästen und Betrachtern, die gezielt eingebunden werden, bietet monday.com flexible Rollen, um die Zusammenarbeit optimal zu gestalten. Durch den gezielten Einsatz dieser Benutzerrollen kannst du die Kontrolle behalten und gleichzeitig den verschiedenen Anforderungen deines Teams gerecht werden.

Als offizieller monday.com-Partner stehen wir dir mit Rat und Tat zur Seite, um das volle Potenzial dieser Plattform für dein Unternehmen zu entfalten. Zögere nicht, uns zu kontaktieren, wenn du Fragen hast oder Unterstützung bei der Implementierung benötigst. Wir helfen dir gerne weiter!