Möchtest du deine E-Mails effizienter verwalten? Mit der Gmail-Integration auf monday.com kannst du E-Mails ganz einfach in Aktionselemente umwandeln. So bleibt dein gesamtes Team stets auf dem neuesten Stand und du bist immer nahtlos verbunden.

Für das Komplettpaket kannst du auch deinen Google Kalender mit monday.com verbinden, die Anleitung findest du in einem weiteren Blogbeitrag.

Step für Step Anleitung

Um die Integration hinzuzufügen, gehe zu dem Board, auf dem du eine Integration erstellen möchtest, und klicke auf die Schaltfläche „Integrieren“ oben rechts auf deinem Board.

Dort wählst du dann Gmail aus, wenn du es nicht findest, kannst du in der Suchleiste einfach Gmail eingeben und dann dies so auswählen.

Sobald du das entsprechende Element angeklickt hast, findest du die verschiedenen Automatisierungsoptionen, die dir mit dieser Integration zur Verfügung stehen.

Dann kannst du einfach die Automatisierung auswählen, die du erstellen möchtest! Mit jedem der Automatisierungen kannst du die E-Mail anpassen, die du über die Integration sendest. Du kannst Werte eingeben oder die E-Mail automatisch mit Feldern aus deinem Board füllen.

Als Nächstes wirst du aufgefordert, deine Gmail- und monday.com-Konten zu verbinden.

Verbindung herstellen

Sobald du auf eines der Automatisierungen klickst, wirst du aufgefordert, dein monday.com-Konto mit deinem Gmail-Konto zu verbinden:

Wähle als Nächstes das E-Mail-Konto aus, das du mit monday.com verknüpfen möchtest und melde dich an. 

Fehler beim Verbinden

Wenn beim Versuch, dein Konto zu verbinden, eine Fehlermeldung angezeigt wird, liegt dies wahrscheinlich daran, dass die Verbindung zu diesem bestimmten Gmail-Konto eingeschränkt ist.

Folgende zwei Szenarien können passiert sein: 

Szenario 1: Du versuchst, ein Gmail-Konto zu verbinden, das derzeit von einem anderen monday.com-Konto verwendet wird (also von einem anderen Konto als dem, für das du derzeit die Integration einrichtest).

Szenario 2: Du versuchst, ein Gmail-Konto zu verbinden, das derzeit von einem anderen Benutzer mit demselben monday.com-Konto verwendet wird, wenn du eine Automatisierung für die eingehende Integration (von Gmail zu monday.com) verwendest.

Wenn du vorherige Verbindungen überschreiben möchtest, befolge diese Anweisungen, um den Zugriff für andere monday.com-Benutzer und -Konten vom gewünschten Gmail-Konto aus zu widerrufen:

• Melde dich bei Gmail an und gehe zu https://myaccount.google.com/permissions.
• Scrolle nach unten und klicke auf „Zugriff von Drittanbietern verwalten“.
• Klicke auf monday.com und dann auf die blaue Schaltfläche „Zugriff entfernen“.
• Nachdem du den Zugriff widerrufen hast, kannst du den Anweisungen in diesem Artikel folgen, um die Gmail-Integration erneut zu verbinden.

Unterstützt die Integration Dateien?

Wenn du eine E-Mail mit einer Datei erhältst, die eines der folgenden Automatisierungen verwendet, wird diese Datei in den Abschnitt „Updates“ gezogen.

Es ist auch möglich, Dateien aus der Spalte „Dateien“ zu senden. Wenn die Datei in der Spalte „Datei“ von einem Laufwerk wie Google Drive oder OneDrive stammt, wird die Datei als URL an jeden gesendet. Der Zugriff auf diese Datei hängt von den Einstellungen in deinem Laufwerk ab.

Wenn die Datei in der Dateispalte von einem Computer hochgeladen wurde, wird die Datei auch als URL an jeden gesendet. Die Person, die die E-Mail erhält, kann die Datei jedoch nur herunterladen, wenn sie Mitglied deines monday.com-Kontos ist und sich bei dem Konto angemeldet hat.

Mehrere E-Mail-Adressen

Die Gmail-Integration unterstützt mehrere E-Mail-Adressen. Du kannst mehrere E-Mails in einer Textspalte definieren, getrennt durch „;“. Die E-Mail wird dann an jede dieser Adressen separat gesendet.

Zum Beispiel in dieser Automatisierung:

Wähle die Option „E-Mail (Spalte)“ aus dem Menü „Jemand“ und wähle dann eine Textspalte:

Du kannst die Werte (die E-Mail-Adressen) der Spalte „Text“ wie folgt definieren: example@monday.com ; example.monday@gmail.com

Und die Integration sendet eine E-Mail sowohl an example@monday.com als auch an example.monday@gmail.com!

Hinweis: Dies funktioniert nur beim Versenden von E-Mails und nicht beim Empfangen von E-Mails im Abschnitt „Updates“ eines Artikels.

Den Absender ändern

Wenn dein Name in den über die Gmail-Integration versendeten ausgehenden E-Mails nicht korrekt angezeigt wird, kannst du dies in wenigen Schritten schnell beheben:

Melde dich bei deinem Gmail-Konto an. Klicke rechts auf deinem Bildschirm auf „Alle Einstellungen anzeigen“:

Klicke anschliessend auf „Konten“ und dann auf „Informationen bearbeiten“:

Gib deinen gewünschten Namen in das leere Feld ein. Wähle dann das Feld aus und klicke auf „Änderungen speichern“.

Füge deine Signatur hinzu

Du kannst deine Signatur zu allen E-Mails hinzufügen, die von monday.com durch die Gmail-Integration ausgelöst werden. Klicke dazu in deinem Gmail-Konto auf „Alle Einstellungen anzeigen“. Wähle als Nächstes „Allgemein“ und füge deine Signatur wie folgt hinzu.

Was tun, wenn etwas nicht funktioniert?

Option 1 – Massen-E-Mails versenden

Wenn du versuchst, eine Massen-E-Mail zu senden, deine Integration jedoch nicht funktioniert, hast du möglicherweise die von Google festgelegten Einschränkungen überschritten. Weitere Informationen zu diesen Einschränkungen findest du unter dem untenstehenden Link: 

Option 2 – Aktualisieren deiner Verbindung

Wenn du keine Massen-E-Mail versendest und deine Integration nicht funktioniert, versuche bitte, die Verbindung wiederherzustellen. Klicke dazu auf die Schaltfläche „Integrieren“ oben rechts auf deinem Board. Wähle im Automatisierungscenter „Verbindungen“ aus. (Bild 1)

Klicke anschliessend auf das Drei-Punkte-Menü des Kontos, das du verwalten möchtest, und wähle im Dropdown-Menü „Erneut verbinden“ aus. (Bild 2)

Klicke anschliessend auf „Anderes Konto verwenden“. (Bild 3)

Von dort aus kannst du die Verbindung wiederherstellen. Dies sollte das Problem lösen. Wenn nicht, siehe Option 3 unten.

Option 3 – Synchronisierung der Integration aufheben

Wichtiger Hinweis: Diese Option ist nur hilfreich, wenn jemand die Autorisierungseinstellungen in Gmail geändert hat. Wenn dies der Fall ist, kannst du die Integration mit den folgenden Schritten aufheben:

Befolge diese Schritte, um die Synchronisierung der Integration aufzuheben:

Option 4 – Überprüfe, ob du eine automatische Weiterleitung oder einen Filter für deinen Posteingang hast

Wenn du weiterhin Probleme hast, prüfe, ob du die automatische Weiterleitung aktiviert hast oder ob du einen Filter in deinem Posteingang hast, der deine eingehenden E-Mails automatisch in Ordner sortiert. Wenn ja, versuche, diese Einstellungen zu deaktivieren und prüfe, ob die Integration für dich funktioniert.

E-Mail-Automatisierungsschleife

Wenn du innerhalb von monday.com eine E-Mail sendest, wird automatisch ein Update in deinem Board erstellt. Wenn du also eine Automatisierung wie „Wenn Update erstellt wird, E-Mail an jemanden senden“ eingerichtet hast, tritt eine Automatisierungsschleife auf. Die gesendete E-Mail erstellt automatisch ein Update für das Element in deinem Board, das wiederum die Automatisierung auslöst.

Um die Automatisierungsschleife zu beenden, muss die Automatisierung im Automatisierungscenter deaktiviert werden. Wähle oben im Automatisierungscenter „Board-Automatisierungen“, suche die Automatisierung, das die Schleife verursacht, und schalte es auf „Aus“.

Fazit

Die Integration von Gmail in monday.com bietet eine effektive Möglichkeit, E-Mails direkt in deine Arbeitsabläufe einzubinden und dadurch die Zusammenarbeit im Team zu optimieren. Mit der einfachen Einrichtung und den vielseitigen Automatisierungsmöglichkeiten kannst du deine E-Mail-Kommunikation effizienter gestalten und sicherstellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen. 

Als offizieller monday.com-Partner stehen wir dir bei Fragen zur Verfügung und unterstützen dich gerne bei der optimalen Nutzung der Gmail-Integration. Vereinbaren noch heute ein kostenloses 30-minütiges Erstgespräch mit uns und erfahre, wie du deine E-Mail-Prozesse effizienter gestalten kannst.

Quelle: monday.com