Die Implementierung eines neuen Projektmanagement-Tools kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn es um die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Integration in bestehende Systeme geht. monday.com ist eine leistungsstarke Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Projekte, Aufgaben und Teamarbeit effizient zu verwalten. In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du monday.com erfolgreich implementieren kannst und warum es sinnvoll ist, die Unterstützung eines offiziellen monday.com-Partners in Anspruch zu nehmen.
Einführung in die monday.com Implementierung
Bevor du mit der Implementierung beginnst, solltest du klare Ziele und Erwartungen festlegen. Überlege, welche spezifischen Probleme monday.com lösen soll und welche Verbesserungen du anstrebst.
Die Implementierung von monday.com ist ein strukturierter Prozess, der Unternehmen dabei hilft, ihre Projektmanagement- und Teamarbeitsprozesse effizient zu gestalten. Die Unterstützung eines offiziellen monday.com-Partners kann den Implementierungsprozess zusätzlich erleichtern.
Quelle: monday.com
Der monday.com Implementierungs-Prozess
Der Prozess der monday-Implementierung beginnt meist mit einer 14-tägigen, kostenlosen Testphase von der monday.com-Software. Nach Abschluss der Testphase und der Entscheidung monday.com im Unternehmen einzusetzen, geht es weiter mit dem Kauf eines der monday.com-Pläne (hier siehst du die verfügbaren Pläne und Preise).
Weiter geht es mit der Entscheidung, ob du die Software selber in deinem Unternehmen implementieren willst, oder ob du einen monday.com-Berater hinzunimmst, der dich durch den ganzen Prozess mit eklusiven Know-How unterstützen kann.
Step 1: Kickoff
Die Kickoff-Phase markiert den Beginn des Implementierungsprozesses. Dabei kann es sich um ein physisches internes Meeting mit deinem Team handeln oder, wenn du mit einem monday.com-Implementierungsberater zusammenarbeitest, wird es ein virtuelles Meeting geben. Das Ziel des Kickoffs ist es, die Ziele zu klären und ein klares Bild von der anfänglichen Implementierung von monday.com in deiner Organisation zu schaffen.
Vor dem Kickoff-Meeting ist es wichtig, dass du einige Punkte vorbereitest, z. B., wer das Team sein wird, das für die Implementierung in deinem Unternehmen verantwortlich ist, den Workflow-Experten auswählen, der deine Prozesse identifizieren kann und dein Unternehmen gut kennt.
Wie läuft ein Kickoff-Meeting ab?
Vorstellung des Implementierungsteams
Die Sitzung beginnt mit einer Vorstellung des Implementierungsteams, um sicherzustellen, dass jeder weiss, wer beteiligt ist und wer welche Rollen übernimmt.
Diskussion über den ersten Workflow und das erste Team, das an Bord kommt
Am Ende des Treffens sollte klar sein, welcher Workflow zuerst implementiert wird und welches Team als erstes eingebunden wird.
Erfolgsmetriken festlegen
Während des Treffens sollten die Teilnehmer bereits beginnen, über Erfolgsmetriken in Bezug auf die Umsetzung nachzudenken:
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- Auslastung: Eine bestimmte Anzahl von Personen, die sich bei monday.com angemeldet haben, oder ein Prozentsatz der Plätze, die zu einem bestimmten Zeitpunkt belegt sind.
- Anzahl der Arbeitsabläufe: Eine bestimmte Anzahl von Anwendungsfällen muss bis zu einem bestimmten Zeitpunkt in monday.com integriert werden.
Wer sollte an dem Kickoff-Meeting teilnehmen?
In der Regel nehmen die folgenden Hauptakteure am Kickoff-Meeting teil:
- Workflow-Experten, die die Hauptantriebskraft für den Aufbau von Workflows und die Einführung von monday.com sind.
- monday.com-Champion, der die Änderung unterstützt.
- Projektleiter, der für die Überwachung der Implementierung verantwortlich ist.
- Admin (normalerweise ein Mitglied des IT-Teams), der für die Verwaltung der Lizenzen zuständig ist.
Step 2: Discovery-Meeting & Workflow Building
Während des Discovery-Meetings werden die ersten Workflows, die eingeführt werden sollen, definiert.
Das Ziel eines Discovery-Meetings zur Definition eines spezifischen Workflows besteht darin, eine klare und detaillierte Verständigung über die Anforderungen, Ziele und Prozesse eines Projekts oder einer Aufgabe zu erreichen. Dieses Meeting dient dazu, alle relevanten Stakeholder zusammenzubringen, um ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu diskutieren und zu dokumentieren.
Während des Meetings werden die bestehenden Arbeitsabläufe analysiert und mögliche Verbesserungspotenziale identifiziert. Es werden spezifische Anforderungen und Erfolgskriterien festgelegt, die der neue Workflow erfüllen muss. Zudem werden technische und organisatorische Rahmenbedingungen besprochen, um sicherzustellen, dass der Workflow nahtlos in die bestehenden Systeme und Prozesse integriert werden kann.
Ein weiteres Ziel des Discovery-Meetings ist es, potenzielle Hindernisse und Risiken frühzeitig zu erkennen und Strategien zu deren Bewältigung zu entwickeln. Durch die gemeinsame Erarbeitung eines detaillierten Workflows schaffen die Teilnehmer eine solide Grundlage für die Implementierung und tragen dazu bei, dass alle Beteiligten eine einheitliche Vision und ein gemeinsames Verständnis des Projekts haben.
Das Discovery-Meeting kann intern stattfinden oder, wenn du mit monday.com-Implementierungsberatern zusammenarbeitest, ist es das nächste Gespräch, das stattfindet. Nach dem Discovery-Meeting wird der erste Workflow vom monday.com-Partner in die Plattform integriert.
Erstelle einen Projektplan
Die Implementierung von monday.com ist in der Tat ein eigenständiges Projekt. Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, ist es wichtig, einen Plan zu haben, in dem Fristen und Meilensteine festgelegt sind.
Quelle: monday.com
Step 3: Rollout
In der Rollout-Phase schulst du das Team für den ersten Arbeitsablauf. Es ist am besten, die Rollout-Phase selbst in Unterphasen aufzuteilen und mit einem Pilotprojekt zu beginnen. In der Pilotphase testet eine kleinere Gruppe von Beteiligten den Arbeitsablauf und gibt Feedback. Anschliessen können die Änderungen überprüft und korrigiert werden, bevor sie für den Rest des Teams eingeführt werden.
Die Einführung gliedert sich in drei Unterphasen, die Pilot-, Launch- und Post-Launch-Phase, die Sie in der Abbildung unten sehen können.
Hier ein kleiner Einblick in die einzelnen Phasen:
- Bereite dein Pilotprojekt vor
Ein Pilotprojekt wird durchgeführt, um die von dir entwickelte Lösung mit einer kleineren Gruppe von Endnutzern zu testen, wobei deren Feedback erwünscht ist. Anhand der Rückmeldungen kannst du dann die Lösung verbessern, bevor du sie dem gesamten Team zur Verfügung stellst.
- Launch-Phase
Die Launch-Phase umfasst umfassende Schulungen für alle Benutzer, die Bereitstellung von Support und Ressourcen sowie die Kommunikation der Vorteile und des Starts der neuen Plattform an alle Mitarbeiter.
- Post-Launch
In der Post-Launch-Phase wird die Nutzung der Plattform überwacht, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Step 4: Post-Rollout
Die Post-Rollout-Phase ist die Phase nach der Einführung des ersten Workflows, in der du die Akzeptanz beobachtest und versuchst, sie zu steigern.
Vorbereitung auf die Veränderung: Wie du und dein Team euch vorbereiten könnt
Veränderungen können für manche Menschen immer stressig sein, vor allem wenn sie bedeuten, dass sie aus ihrer Komfortzone heraustreten und vergessen müssen, wie die Dinge bisher gelaufen sind. Die Implementierung eines neuen Tools wie monday.com erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und das Engagement des gesamten Teams.
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Rollout liegt in der Vorbereitung – schon beim Kickoff!
Hier sind einige Schritte, die dir und dein Team helfen, sich auf die bevorstehende Veränderung vorzubereiten:
Über den Change kommunizieren und Transparenz wahren
Informiere dein Team frühzeitig über die geplante Implementierung und die Gründe dafür. Transparenz hilft, mögliche Ängste und Widerstände abzubauen und die Akzeptanz zu fördern.
Stimuliere die Beteiligung und Feedback deines Teams
Hole Feedback ein und berücksichtige die Bedürfnisse und Bedenken der Mitarbeitenden. Dies fördert das Gefühl der Mitgestaltung und erhöht die Bereitschaft zur Nutzung der neuen Plattform.
Trainiere dein Team
Organisiere Schulungen und Workshops, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die Funktionen und Vorteile von monday.com verstehen. Regelmässige Schulungen helfen, die Lernkurve zu verkürzen und die Effizienz zu steigern.
Rollout und Anpassung
Nutze die Rollout-Phase, um das Tool in einem kleineren Rahmen zu testen und Anpassungen vorzunehmen. Dies ermöglicht es, mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben, bevor die Plattform unternehmensweit eingeführt wird.
Quelle: monday.com
Warum einen offiziellen monday.com-Partner hinzuziehen?
Die Implementierung von monday.com kann komplex sein, insbesondere wenn es um die Anpassung und Integration in bestehende Systeme geht. Ein offizieller monday.com-Partner verfügt über das notwendige Fachwissen und die Erfahrung, um den Implementierungsprozess effizient und erfolgreich zu gestalten.
Erfahre mehr, warum du ein offizielle monday.com Partner an deiner Seite brauchst
Fazit
Die Implementierung von monday.com kann einen erheblichen Mehrwert für dein Unternehmen darstellen. Durch eine sorgfältige Planung, Schulung und Anpassung der Plattform kannst du deine Arbeitsprozesse optimieren und die Zusammenarbeit im Team verbessern. Die Unterstützung eines offiziellen monday.com-Partners kann dabei helfen, den Implementierungsprozess reibungslos und effizient zu gestalten. Nutze die Expertise und Erfahrung eines Partners, um das volle Potenzial von monday.com auszuschöpfen und einen nachhaltigen Erfolg zu erzielen.
Wir als offizieller monday.com Gold-Partner unterstützen dich gerne bei der Implementierung von monday.com in dein Unternehmen. Unsere Experten haben schon unzählige Projekte erfolgreich realisiert und sind spezialisiert, das Beste aus der Software herauszuholen, damit du und dein Unternehmen digital auf das nächste Level aufsteigen können.
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