Wir kennen alle dieses Gefühl. Der Moment, wenn du bemerkst, dass du eine wichtige E-Mail eines Kunden nicht beantwortet hast. Genau die E-Mail, die den Unterschied zwischen einem zufriedenen Kunden und zusätzlicher Arbeitszeit gemacht hätte, weil du das Problem lösen und gleichzeitig einen verärgerten Kontoinhaber beruhigen musst.

Falls du mit einer Flut von Kunden-E-Mails zu kämpfen hast, könnte ein gemeinsamer Posteingang die Lösung sein. Dadurch kannst du gemeinsam mit deinen Teamkollegen die Arbeitslast gleichmässig verteilen, deine E-Mails organisieren und sicherstellen, dass keine Kundenanfrage mehr untergeht.

In diesem Artikel erklären wir dir ausführlich, wie ein gemeinsamer Posteingang funktioniert, stellen dir einige Softwareoptionen vor und zeigen dir schliesslich, wie du monday CRM als gemeinsamen Posteingang nutzen kannst.

Was ist ein gemeinsamer Posteingang?

Ein gemeinsamer Posteingang ist ein kollaboratives E-Mail-System, das es dir und deinen Teammitgliedern ermöglicht, auf dieselben E-Mails zuzugreifen und zu antworten.

Stell dir vor, du hast eine E-Mail-Adresse wie support@yourcompany.com. Wenn Kunden an diese Adresse schreiben, erhält jeder im Kundensupportteam die E-Mail und kann darauf antworten.

Gemeinsame Posteingänge werden häufig im Kundensupport, Vertrieb und Projektmanagement eingesetzt. Sie helfen dir, schneller auf E-Mails zu reagieren, Doppelarbeit durch versehentliches Beantworten derselben E-Mail zu vermeiden und die interne Kommunikation deines Teams zu verbessern.

Wie funktioniert ein gemeinsam genutzter Posteingang?

Die Funktionsweise eines freigegebenen Posteingangs hängt natürlich von dem Tool ab, das du verwendest. Hier ist eine grundlegende Übersicht:

• Du richtest für dein Team einen neuen gemeinsamen Posteingang in einer E-Mail-Messaging-Plattform, einer Kundenbeziehungsplattform wie monday CRM oder einem speziellen Kommunikationstool ein.
• Dann gewährst du den Teammitgliedern, die ihn benötigen, Zugriff. Normalerweise kannst du auch Rollen und Berechtigungen definieren. Beispielsweise möchtest du vielleicht, dass einige Personen E-Mails von der freigegebenen E-Mail-Adresse senden können und andere die E-Mails nur lesen, damit sie über die neuesten Nachrichten informiert bleiben.
• Wenn Personen E-Mails an die zugehörige E-Mail-Adresse senden, werden diese im freigegebenen Posteingang automatisch gesammelt und deinem Team angezeigt. Es ist auch möglich, Nachrichten aus verschiedenen Kanälen wie Chat-Software oder Social-Media-Plattformen zu aggregieren.
• Dein Team kann von seinen individuellen Geräten aus auf den gemeinsamen Posteingang zugreifen und dann Nachrichten lesen und beantworten.
• Normalerweise kannst du die Plattform für den gemeinsamen Posteingang auch nutzen, um Nachrichten verschiedenen Teammitgliedern zuzuweisen, Kommentare zu hinterlassen oder den Status der E-Mail zu aktualisieren, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
• Auf vielen Plattformen für gemeinsam genutzte Posteingänge kannst du ausserdem die Antwortzeiten verfolgen, Berichte erstellen und generell im Auge behalten, wie effizient dein Team bei der Beantwortung von Anfragen ist.

Warum solltest du einen gemeinsamen Posteingang für Team-E-Mails verwenden?

Ein gemeinsamer Posteingang kann dir und deinem Team das Arbeitsleben erheblich erleichtern. Jeder kennt das Problem mit der überwältigenden Menge an E-Mails.
Indem du den E-Mail-Verkehr vereinfachst, kannst du die Produktivität deines Teams steigern und den Stress reduzieren.
Hier sind einige Vorteile eines gemeinsam genutzten Posteingangs:

• Bessere Zusammenarbeit

Wenn mehrere Teammitglieder Nachrichten an einem zentralen Ort verwalten können, ist es einfacher zu erkennen, wer welche E-Mail beantwortet hat und welche Nachrichten noch offen sind. Das vermeidet doppelte Arbeit und hält alle Informationen zur Kundenkommunikation an einem Ort zusammen.

• Höhere Kundenzufriedenheit

Durch einen gemeinsamen Posteingang kann dein Team E-Mails effizienter bearbeiten, was zu schnelleren Reaktionszeiten führt. Dies ist besonders wichtig im Kundensupport, da schnelle Antworten die Zufriedenheit der Kunden erhöhen.

• Effektiver Wissensaustausch

Mit einem gemeinsamen Posteingang können alle Teammitglieder jederzeit auf den Posteingang zugreifen und Kundenanfragen beantworten. Sollte ein Teammitglied ausfallen, kann ein anderes nahtlos die Kommunikation übernehmen und fortsetzen.

Die beste Lösung für einen gemeinsamen Posteingang ist unserer Meinung nach monday.com.

Warum monday CRM die beste Wahl für den gemeinsamen Posteingang deines Teams ist

Auf monday CRM kannst du den gesamten Verkaufszyklus von der Vor- bis zur Nachverkaufsphase an einem zentralen, benutzerfreundlichen Ort verwalten. Dazu gehört natürlich auch die E-Mail-Verwaltung.

Es ist ganz einfach: Teile deinen Teamkollegen den Zugang zu einem verknüpften E-Mail-Konto mit. Du kannst die Freigabeeinstellungen für jeden individuell anpassen und zwischen „Lesen und Schreiben“ oder „Nur anzeigen“ wählen.

Mit nur wenigen Klicks erhältst du einen gemeinsamen Posteingang, in dem alle Kunden-E-Mails zentral gespeichert werden. So hast du alle Informationen parat, um Geschäfte abzuschliessen und erstklassigen After-Sales-Support zu leisten.

Nebst den praktischen E-Mail-Vorlagen, die monday.com anbietet, gibt es auch einen AI-E-Mail-Generator, der dich mit künstlicher Intelligenz beim Schreiben von E-Mails unterstützt. Erfahre mehr darüber in unserem Blogbeitrag.

Warum monday CRM die beste Wahl für den gemeinsamen Posteingang deines Teams ist

Wenn du nach einem gemeinsamen Posteingang für dein Team suchst, ist monday CRM die ideale Lösung. Diese CRM-Plattform konzentriert sich auf die gesamte Customer Journey, vom ersten Kontakt bis zum Kauf und darüber hinaus.

Bei der Verwaltung der E-Mails deines Teams ist die Funktion für gemeinsame Posteingänge nur der Anfang. Wir bieten ausserdem:

• E-Mail-Vorlagen mit benutzerdefinierten Parametern – spare Zeit mit vollständig anpassbaren, vordefinierten E-Mail-Vorlagen.
• Massen-E-Mails – steigere deine Effizienz, indem du Massen-E-Mails direkt aus der Board-Ansicht deiner Kontakte versendest.
• E-Mail-Tracking und -Automatisierung – richte automatisierte Regeln und Benachrichtigungen ein, damit du schnell die richtige E-Mail senden kannst.
• Zwei-Wege-E-Mail-Integration mit Gmail und Outlook – vereinfache die Kundenkommunikation, indem du deine Gmail- oder Outlook-Konten für einen optimierten E-Mail-Austausch verbindest.
• Anpassbare E-Mail-Signaturen – verleihe deiner Kommunikation eine persönliche Note, mit HTML-E-Mails für ein elegantes Erscheinungsbild.

So richtest du deinen gemeinsamen Posteingang im monday CRM ein

So einfach kannst du deinen gemeinsamen Posteingang in monday.com einrichten:

• Schritt 1

Um auf die Funktion zuzugreifen, klicke in deinem monday-Konto auf die Einstellungen „E-Mails und Aktivitäten“ und öffne den Abschnitt „Einrichtung und Datenschutz des E-Mail-Kontos“.

• Schritt 2

Klicke auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben der verknüpften E-Mail und wähle „Freigabeoptionen“. Dort findest du die Option, einen gemeinsamen Posteingang zu erstellen.

• Schritt 3

Füge die Personen oder Teams hinzu, die Zugriff auf das verbundene E-Mail-Konto haben sollen.

Nachdem du die betreffenden Personen hinzugefügt hast, kannst du die Freigabeeinstellungen für jeden einzelnen anpassen. Klicke dazu auf das Dropdown-Menü rechts neben ihrem Namen und wähle eine der beiden Freigabeoptionen aus:

Nur anzeigen: Alle Benutzer haben nur eingeschränkten Anzeigezugriff.
Lesen und Schreiben: Wenn du „Lesen und Schreiben“ wählst, gilt diese Berechtigung nur für Benutzer, die Zugriff auf monday CRM haben. Alle anderen Benutzer in deinem Konto können nur lesen. (Diese Berechtigungseinstellung ist nur für Pro- und Enterprise-Konten von monday CRM verfügbar.)

Und das war’s! Dein neuer gemeinsamer Posteingang ist bereit, deinem Team bei der Verwaltung der E-Mails zu helfen.

Fazit

Ein gemeinsamer Posteingang kann das Arbeitsleben deines Teams erheblich erleichtern, indem er die Flut an Kunden-E-Mails organisiert und die Zusammenarbeit verbessert. monday CRM bietet hierfür eine optimale Lösung, indem es den gesamten Verkaufszyklus an einem zentralen Ort verwaltet und zahlreiche nützliche Funktionen bereitstellt, wie z.B. anpassbare E-Mail-Vorlagen, Massen-E-Mails, E-Mail-Tracking und -Automatisierung, sowie Zwei-Wege-E-Mail-Integration mit Gmail und Outlook.

Wir sind stolz darauf, ein Goldpartner von monday.com zu sein. Wenn du Fragen hast oder Unterstützung bei Projekten benötigst, stehen wir dir gerne zur Verfügung. Kontaktiere uns, um zu erfahren, wie wir dir und deinem Team helfen können, das Beste aus monday CRM herauszuholen.