In der heutigen Welt sind wir alle mehr gefordert als jemals zuvor. Ob zu Hause oder im Berufsleben, unsere Agenda ist stets gefüllt. Stell dir vor, bestimmte Aufgaben würden sich wie von Geisterhand selbst organisieren oder wir könnten leicht erkennen, welche Aufgaben Vorrang haben sollten. Genau das ist das Ziel von monday Workflow-Management.
Doch was genau bedeutet Workflow-Management? Und wie lässt es sich in den alltäglichen Geschäftsablauf integrieren?
In diesem Beitrag erläutern wir das Konzept des Workflow-Managements und zeigen, wie es Deinen Geschäftsabläufen zugutekommen kann. Wir begleiten Dich auf dem Weg zur idealen Workflow-Management-Lösung, die auf Deine spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Was versteht man unter Workflow-Management?
Workflow-Management bezieht sich auf die Steuerung und Überwachung eines Prozesses von seinem Anfang bis zu seinem Abschluss. Das Workflow-Management optimiert Arbeitsprozesse, um präzise und zeitgerechte Ausführung zu gewährleisten. Das führt zu weniger manuellen Eingriffen, minimiert Fehler und fördert die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Aber worin liegt nun der Unterschied zum Projektmanagement? Projektmanagement konzentriert sich meist auf einmalige, spezielle Projekte, die besondere Planung und Aufmerksamkeit erfordern. Workflow-Management hingegen zielt auf die Automatisierung regelmässig wiederkehrender Geschäftsprozesse ab.
Welche Arten von Workflow-Management gibt es?
Workflow-Management lässt sich in zwei Hauptkategorien einteilen:
Sequentielles Management
Hier hängt der Beginn einer Aufgabe vom Abschluss der vorherigen ab. Man kann sich das vorstellen als eine Reihe von „Wenn-Dann“-Bedingungen.
Zum Beispiel, du könntest mit der Rechnungserstellung für einen Kunden warten, bis Sie das Produkt geliefert haben.
Paralleles Management
In diesem Fall können mehrere Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden, ohne dass sie voneinander abhängig sind. Das ermöglicht es Teams, an unterschiedlichen Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten.
Ein Beispiel wäre die gleichzeitige Anforderung von Arbeitszeiten bei verschiedenen Abteilungen, die unabhängig voneinander arbeiten.
Wie sie zusammenpassen:
Mit der Workflow-Management-Software von monday.com kannst du deine Daten und Ideen schnell und effizient von Papier auf anpassbare Dashboards übertragen. Unsere Vorlage für Prozessmanagement kann dir dabei helfen, sowohl sequenzielle als auch parallele Aufgaben im Blick zu behalten.
Was sind die wesentlichen Bestandteile von Arbeitsabläufen?
Um Workflow-Management wirksam zu nutzen, ist es wichtig, einige Kernaspekte zu verstehen:
Inputs
Dies sind die Materialien oder Informationen, die benötigt werden, um Aufgaben zu starten und durchzuführen.
Ergebnisse
Dies sind die Endprodukte oder Outputs, die nach den Transformationen entstehen.
Transformationen
Dies sind die spezifischen Handlungen oder Schritte, die dein Team unternimmt, um die Eingaben von einem Zustand in einen anderen zu überführen.
Um das Konzept weiter zu vertiefen, betrachte die vier Hauptbestandteile eines Workflow-Management-Systems:
Schauspieler
Dies sind die Personen oder Maschinen, die für die Ausführung bestimmter Arbeitsschritte verantwortlich sind.
Aktivitäten
Diese beziehen sich auf einzelne Aufgaben oder Geschäftsprozesse, die als ein logischer Schritt im Gesamtprozess betrachtet werden. Wie das Prinzip «Wenn dies, dann das».
Ergebnisse
Dies sind die angestrebten Ergebnisse für jeden Schritt des Prozesses.
Status
Dies bezieht sich auf die verschiedenen Phasen, die ein Projekt oder Prozess durchläuft.
Worauf du bei Workflow-Management-Software achten solltest
Idealerweise sollte das von dir gewählte Workflow-Management-System alle spezifischen Bedürfnisse deines Teams oder Unternehmens erfüllen. Hier einige wichtige Aspekte, die du berücksichtigen solltest:
1. Vorlagen:
Du solltest nicht jedes Mal von vorne beginnen müssen, wenn du einen neuen Workflow verwaltest. Dies ist besonders relevant, wenn deine Arbeitsabläufe wiederkehrende Strukturen oder Aufgabenlisten aufweisen. Mit Vorlagen kannst du wertvolle Zeit sparen, indem du zusätzlichen administrativen Aufwand reduzierst oder sogar eliminierst.
Das ideale System bietet dir nicht nur die Möglichkeit, eigene Vorlagen zu erstellen, sondern auch auf eine Vielzahl von vorbereiteten, einsatzbereiten Vorlagen zurückzugreifen.
2. Integrationen
Workflow-Management ist am effektivsten, wenn es nahtlos in die Tools integriert wird, die du regelmässig nutzt. Idealerweise sollte deine Workflow-Management-Software in deine bevorzugten Kommunikations-, Speicher-, CRM-, Marketing-, Softwareentwicklungs- und Projektmanagement-Tools integrierbar sein.
3. Sichtbarkeit
Die meisten Teammitglieder reagieren besonders gut auf visuelle Informationen. Da dein Workflow wahrscheinlich viele Komponenten und Daten enthält, ist es entscheidend, ein System zu wählen, das eine Reihe von Ansichtsoptionen bietet. Im Idealfall sollte das System verschiedene Datenvisualisierungen unterstützen und beliebte Formate wie Kanban, Gantt-Diagramme und Kalenderansichten umfassen.
4. Automatisierung
Du solltest dich nicht mit einer Software zufriedengeben, die nicht dabei hilft, repetitive Aufgaben zu minimieren. Automatisierte Benachrichtigungen bei Zuweisung oder Abschluss einer Aufgabe sind entscheidend für die Effizienz, da sie unnötige Interaktionen über den Tag hinweg eliminieren.
5. Skalierbarkeit
Das Workflow-Management-System deiner Wahl sollte mit deinem Unternehmen skalieren können und genügend Speicher- und Organisationskapazität bieten. Wenn dein Unternehmen wächst, sollte es flexibel anpassbare Preis- und Funktionsstufen bieten, die mehr Flexibilität und erweiterte Funktionen ermöglichen.
Warum solltest du in ein Workflow-Automatisierungssystem investieren?
Jedes Unternehmen hat seine einzigartigen Geschäftsprozesse, Arbeitsabläufe und Grundwerte, und es gibt deutliche Anzeichen, die darauf hindeuten, dass du von einem Workflow-Automatisierungssystem profitieren könntest:
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- Regelmässig auftretende Unsicherheiten bei Mitarbeitern bezüglich ihrer Erwartungen und Prioritäten.
- Die Belastung durch repetitive Aufgaben, die die Effizienz und Kapazität deines Teams einschränken, indem sie es von manuellen Eingaben und papierbasierten Prozessen ablenken.
- Häufiges Onboarding neuer Teammitglieder oder Management externer Mitarbeiter, die klare Strukturen und Anleitungen benötigen.
- Wiederkehrende finanzielle Engpässe oder verpasste Fristen aufgrund mangelnder Transparenz in den täglichen Abläufen.
- Regelmässige Überlastung und Erschöpfungszustände im Team.
Wenn du in ein System wie monday.com investierst, kannst du diesen Herausforderungen entgegenwirken, insbesondere mit Funktionen zur Workload-Übersicht, die helfen, Überlastungen zu vermeiden und eine ausgeglichene Arbeitsverteilung zu gewährleisten.
monday.com bietet auch Projektmanagement-Tools und Visualisierungen, die es einfacher machen, komplexe Aufgaben in handhabbare Einheiten zu zerlegen.
Was ist die beste Workflow-Management-Software?
Die Frage nach der besten Workflow-Management-Software ist komplex, da sie stark von den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens abhängt. Viele Firmen bevorzugen monday.com aus einer Vielzahl von Gründen für ihre Workflow-Management-Bedürfnisse:
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- Mit acht verschiedenen Datenvisualisierungsoptionen, darunter Arbeitslast- und Zeitleistenansichten, ermöglicht es eine intuitive und klare Darstellung deiner Prozesse.
- Über 30 anpassbare Spaltentypen erlauben eine massgeschneiderte Anpassung jedes Prozessschrittes an die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens.
- Die unbegrenzte Prozessautomatisierung von monday.com erleichtert die Einrichtung in Sekunden und kann deinem Unternehmen Stunden an wiederkehrenden Aufgaben ersparen.
- Die benutzerfreundlichen Kommunikations- und Kollaborationstools halten den Arbeitsfluss deines Teams effizient und synchronisiert.
Als Workflow-Management-Lösung zeichnet sich monday.com durch Robustheit und Benutzerfreundlichkeit aus. Die automatisierten Workflow-Funktionen sind besonders wertvoll für Unternehmen.
Als zusätzliches Feature bietet monday.com einen kostenlosen Tracker für alltägliche Aufgaben auf deiner To-Do-Liste und unterstützt dein Team dabei, komplexe Arbeitsabläufe zu verfolgen, Aufgaben zuzuweisen und den manuellen Prozess, der oft gefürchtet wird, zu minimieren.
Sobald dein Team den Prozessfluss beherrscht, kann es von Vorlagen für die tägliche Aufgabenverfolgung profitieren, die dabei helfen, den Überblick über alle Aufgaben zu behalten und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Die Einrichtung ist schnell und die Zeitersparnis signifikant.
Fazit
Zusammenfassend zeigt monday.com, dass effizientes Workflow-Management in der heutigen schnelllebigen Welt unerlässlich ist. Mit der Fähigkeit, Prozesse zu visualisieren, anzupassen, zu automatisieren und zu skalieren, bietet es eine umfassende Lösung, die darauf ausgerichtet ist, die Komplexität des Geschäftsalltags zu vereinfachen.
Als No-Code Unternehmen, das sich auf die Implementierung von monday-Lösungen spezialisiert hat, verstehen wir die Herausforderungen und Chancen, die sich in diesem Bereich bieten.
Beginne noch heute damit, die Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen zu optimieren. Kontaktiere uns für eine massgeschneiderte Lösung, die auf die speziellen Bedürfnisse und Ziele deines Unternehmens zugeschnitten ist. Mit unserer Expertise und monday.com als leistungsstarker Workflow-Management-Software bist du bestens ausgestattet, um Effizienz, Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit auf ein neues Level zu heben. Lass uns gemeinsam deine Prozesse revolutionieren!
