Wenn du dachtest, die Integrationen und Automatisierungen von monday.com wären schon beeindruckend, dann wird dich monday workflows wirklich begeistern! Mit der Beta-Version von monday workflows hebt monday.com das Workflow-Management auf ein völlig neues Level und bietet dir die Möglichkeit, komplexe Prozesse noch einfacher zu gestalten und zu automatisieren.
In diesem Blog zeigen wir dir, was diese neue Funktion so besonders macht, wie sie sich von den bisherigen Automatisierungen und Integrationen unterscheidet und wie sie deinem Team dabei helfen kann, noch effizienter zu arbeiten. Bereit für den nächsten Schritt in Sachen Produktivität? Dann lies weiter!
Hinweis: Die monday workflows sind nur in den Enterprise-Plänen verfügbar und werden nach und nach freigeschaltet. Falls du sie noch nicht siehst, sind sie bald für dich da.
Was sind monday workflows?
monday workflows sind eine Weiterentwicklung der Automatisierungs- und Integrationsfunktionen, die viele Benutzer von monday.com bereits kennen. Sie ermöglichen es, komplexe Arbeitsabläufe zu erstellen, die verschiedene Schritte, Teams und Tools miteinander verbinden. Mit wenigen Klicks können Unternehmen standardisierte Prozesse einrichten, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag einfügen.
Quelle: Blinno
Worin unterscheidet sich monday workflows von Automatisierungen und Integrationen?
Der monday workflow Builder nutzt Bausteine auf einer leeren Arbeitsfläche, um visuell automatisierte Prozesse zu gestalten, die deinen gesamten Arbeitsablauf unterstützen. monday workflows umfassen zwar Automatisierungen und Integrationen, gehen jedoch weit darüber hinaus, da sie nicht auf ein einzelnes Board beschränkt sind. Stattdessen werden sie auf Workspace-Ebene erstellt und erstrecken sich über mehrere Boards. Auf diese Weise verbinden die Workflows, die du mit monday workflows erstellst, nahtlos alle Elemente deiner Arbeit innerhalb und ausserhalb der monday.com-Plattform, um dein Team effizienter zu machen.
Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen diesen Automatisierungs-Tools findest du im Artikel Vergleich von Automatisierungen, Integrationen und monday workflows.
Wie funktionieren monday workflows?
Mit monday workflows erstellst du ganz einfach automatisierte Prozesse, die über einzelne Boards hinausgehen und deinen gesamten Workspace abdecken. Der Workflow-Builder verwendet eine visuelle Oberfläche, bei der du mithilfe von Bausteinen Schritt für Schritt deinen Workflow aufbauen kannst. Du kannst verschiedene Aktionen, Auslöser und Bedingungen kombinieren, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und die Arbeit zwischen Teams zu koordinieren. Dabei lassen sich externe Tools und Integrationen nahtlos einbinden, sodass du alle wichtigen Arbeitsschritte – sowohl auf monday.com als auch in externen Anwendungen – zentral steuern kannst.
Terminologie
Workflow
Ein in sich geschlossener Aufbau aus Automatisierungen und Integrationen, die zusammenarbeiten und unabhängig von anderen Workflows funktionieren.
Block
Blöcke sind die Bausteine deines Workflows, die miteinander kombiniert werden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Trigger
Der erste Block in deinem Workflow wird als „Trigger“ bezeichnet. Der Trigger löst den gesamten Workflow aus und setzt den Prozess in Gang.
Bedingung
Eine Bedingung ist eine Voraussetzung, die erfüllt sein muss, damit der Workflow den vorgegebenen Pfad weiterverfolgt.
Aktion
Eine Aktion ist ein Ereignis, das ausgelöst wird, sobald der Trigger aktiviert und alle vorherigen Bedingungen erfüllt wurden.
Wie kommst du zu Workflows?
Um auf workflows zuzugreifen, klicke auf die Schaltfläche Workflow Center oben links auf deinem Bildschirm, wie im unten gezeigten Bild dargestellt.
Eine weitere Möglichkeit, Workflows aufzurufen, besteht darin, den Workspace zu öffnen, in dem du deinen Workflow implementieren möchtest. Klicke auf das blaue Plus-Symbol und wähle im Menü die Option Workflow aus.
Im Bild unten haben wir beide Zugangswege markiert, damit du sie leichter findest.
Quelle: Blinno
So erstellst du einen neuen Workflow
Sobald du das Workflow-Center geöffnet hast, klicke auf die blaue Schaltfläche Workflow hinzufügen. Danach wirst du aufgefordert, deinem neuen Workflow einen Namen zu geben. Klicke auf die blaue Schaltfläche Workflow erstellen, und du siehst eine leere Arbeitsfläche.
Jetzt kannst du mit dem Aufbau deines Workflows beginnen! Nutze die Suchleiste, um den Trigger zu finden, den du für deinen ersten Block verwenden möchtest.
Wenn du deinen ersten Block erstellst, öffnet sich das Konfigurationspanel. Hier kannst du festlegen, wie dein Workflow gestartet wird und ihn entsprechend anpassen.
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Nachdem du deinen ersten Block eingerichtet hast, klicke auf das Plus-Symbol, um einen neuen Block zu erstellen. Dabei stehen dir mehrere Optionen zur Verfügung:
Aktion:
Diese Blöcke führen eine Aktion aus. Wähle diese Option, wenn dein Workflow nach dem letzten Schritt die nächste Aktion ausführen soll.
Wenn / Sonst:
Diese Blöcke prüfen eine Bedingung, bevor der Workflow zur nächsten Aktion übergeht.
Auf Ereignis warten:
Diese Blöcke pausieren den Workflow, bis ein bestimmtes Ereignis eintritt, bevor der Workflow fortgesetzt wird. Verwende diese Option, wenn du möchtest, dass der Workflow erst nach einer bestimmten Aktion oder Reaktion fortgeführt wird.
Verzögerung:
Mit diesen Blöcken kannst du zwischen den Workflow-Schritten eine Pause einlegen und einen bestimmten Zeitraum abwarten, bevor es weitergeht.
Quelle: Blinno
Wenn du eine dieser Optionen wählst, öffnet sich auf der rechten Seite das Konfigurationsfenster.
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Eine Aktion hinzufügen
Wenn du dich entscheidest, eine Aktion hinzuzufügen, kannst du das Board auswählen, auf dem die Aktion stattfinden soll. Die Liste zeigt dir automatisch zuerst die zuletzt genutzten Boards an. Du hast ausserdem die Möglichkeit, nach einem bestimmten Board zu suchen.
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monday workflows: Preise
monday workflows und die darin verwendeten Aktionen zählen zum Automatisierungskontingent deines Plans. Aktionen, die in Workflows genutzt werden, beeinflussen jedoch nicht das Integrationskontingent – selbst bei der Nutzung von Drittanbieter-Tools.
Was ist eine Aktion?
Jeder Workflow-Block hat einen Trigger und eine Aktion. Beispiel: «Wenn sich ein Status ändert, lösche das Element.» Hier ist der Trigger die Statusänderung und die Aktion das Löschen. Wird der Workflow dreimal ausgelöst, zählt das als drei Aktionen.
Hinweis zu den Preisen: Es ist wichtig zu beachten, dass die Anzahl der Aktionen, die in einem Workflow verwendet wird, direkt das Automatisierungskontingent deines Plans beeinflusst. Für eine detaillierte Übersicht über die Preise und wie sie sich auf deinen Plan auswirken, kannst du den Artikel zu «Automatisierungen und Integrationen: Preise» besuchen.
Einfaches Szenario für monday workflow: Genehmigungsprozess für Ferienanträge
Stell dir vor, du möchtest den Prozess der Genehmigung von Ferienanträgen in deinem Team automatisieren und sicherstellen, dass alle Schritte transparent und effizient ablaufen.
Schauen wir uns an, wie du das ganz einfach mit monday workflows erreichen kannst.
Schritte zur Einrichtung:
- Trigger: Der Workflow startet, sobald ein Teammitglied einen neuen Ferienantrag in ein Formular oder auf ein Board in monday.com einträgt.
Bedingung: Überprüfe, ob der Mitarbeiter bereits sein Ferienkontingent für das Jahr ausgeschöpft hat. Falls ja, wird eine Benachrichtigung an den Vorgesetzten gesendet. - If/Else Block: Wenn der Ferienantrag im Rahmen des Kontingents liegt, wird der Antrag automatisch an den Vorgesetzten zur Genehmigung weitergeleitet. Falls nicht, erhält der Antragsteller eine Mitteilung, dass er sein Kontingent überschritten hat.
- Aktion: Nach der Genehmigung wird der Mitarbeiter per E-Mail oder über eine monday.com-Benachrichtigung informiert, und die Ferien werden im Teamkalender eingetragen.
- Verzögerung: Füge eine Verzögerung von zwei Tagen ein, um sicherzustellen, dass der Vorgesetzte ausreichend Zeit hat, den Antrag zu prüfen. Falls keine Antwort erfolgt, wird automatisch eine Erinnerung gesendet.
Auf Ereignis warten: Warte auf die Genehmigung oder Ablehnung des Antrags. Sobald der Vorgesetzte eine Entscheidung trifft, wird der Workflow entsprechend fortgesetzt.
Ergebnis:
Dieser Workflow sorgt dafür, dass der Ferienantragsprozess automatisiert und transparent abläuft, ohne manuelle Nachverfolgung oder unnötige Verzögerungen. Alle Beteiligten werden rechtzeitig informiert, und der Kalender wird automatisch aktualisiert.
Quelle: Blinno
Warum solltest du noch heute mit monday workflows starten?
Wenn du nach einer Möglichkeit suchst, dein Arbeitsleben einfacher, organisierter und produktiver zu gestalten, sind monday workflows die ideale Lösung. Sie ermöglichen es dir, mühsame Aufgaben zu automatisieren, effizienter teamübergreifend zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass wichtige Prozesse jedes Mal mit minimalem manuellem Aufwand eingehalten werden.
Durch die Integration von monday workflows in deine täglichen Abläufe kannst du dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt – Innovation, Kreativität und strategisches Wachstum.
Fazit
Die Einführung von monday workflows ist ein weiterer Schritt von monday.com, um den Arbeitsalltag von Teams weltweit zu verbessern. Durch die Automatisierung von Prozessen, die Integration von Tools und die klare Visualisierung von Arbeitsabläufen wird die Produktivität gesteigert und die Zusammenarbeit vereinfacht. Unternehmen, die auf Effizienz und Skalierbarkeit setzen, werden von dieser neuen Funktion zweifellos profitieren.
Jetzt ist die perfekte Zeit, monday workflows auszuprobieren und dein Team auf das nächste Level zu bringen!
Wenn du Unterstützung bei der Implementierung von monday workflows benötigen oder mehr über die neuen Funktionen von monday.com erfahren möchten, stehen wir von Blinno GmbH dir als offizieller monday.com-Partner gerne zur Seite. Kontaktiere uns für ein kostenloses Erstgespräch.
