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Ressourcen im Projektmanagement und wie du sie richtig anwendest

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23. April 2024

Projektmanagement bedeutet, Ressourcen geschickt zu managen.

Natürlich spielen auch Führung, Kommunikation und Krisenmanagement eine grosse Rolle, doch letztlich dreht sich alles darum, wie und wo du deine Ressourcen einsetzt. Wenn du dich gut mit den Ressourcen im Projektmanagement auskennst, bist du auf dem besten Weg, ein angesehener Projektmanager mit einem ganzheitlichen Führungsstil zu werden.

In diesem Artikel lernst du, die verschiedenen Projektmanagement-Ressourcen kennen und wie du sie mit monday.com verwalten kannst.

Wenn dir aber das Thema Ressourcen-Management noch fremd ist und du zuerst die Definition erfahren möchtest, kannst du gerne unseren vorherigen Blogbeitrag dazu lesen.

Was sind Ressourcen im Projektmanagement?

 

Eine Ressource ist ein begrenzter Vermögenswert, der eine Schlüsselrolle in der Entwicklung eines Projekts von der Idee bis zur Umsetzung spielt.

Diese einfache Definition lässt sich auf viele Vermögenswerte anwenden, von Kopierpapier bis zur Mitarbeitermoral. Daher ist es sinnvoll, sie in Kategorien einzuteilen. Eine gängige Methode, Ressourcen zu kategorisieren, ist die Unterteilung in materielle und immaterielle Ressourcen.

  • Materielle Ressourcen sind greifbare Objekte in der realen Welt. Beispiele dafür sind Mitarbeiter, Einrichtungen, Fahrzeuge, Ausrüstung und Hardware. Auch eine Software wird als materiell angesehen. Obwohl du sie nicht anfassen kannst, existiert sie physisch im Speicher deines Computers.
  • Immaterielle Ressourcen sind Vermögenswerte, die du nicht anfassen oder exakt lokalisieren kannst. Beispiele dafür sind Energie, Moral, Zeit und Information.

Die Unterscheidung zwischen materiellen und immateriellen Vermögenswerten ist jedoch nicht immer eindeutig.

Geld ist ein interessantes Beispiel. Ist es materiell, weil es ein endlicher Vermögenswert ist, der mit Zahlen dargestellt wird? Oder ist es immateriell, weil Geld eine Währung ist, die ihren Wert allein durch das Wort der Regierung erhält.

Deshalb entscheiden sich viele dafür, Projektressourcen noch weiter in sieben Kategorien zu unterteilen: Personen, Informationen, Materialien, Werkzeuge, Energie, Kapital und Zeit.

Warum ist es wichtig, deine Projektressourcen gut zu verwalten?

Die Rolle eines Projektmanagers kann ziemlich unklar sein. Keine zwei Projektmanager gehen ihre Aufgaben auf dieselbe Weise an. Selbst innerhalb desselben Unternehmens kann die Rolle von Team zu Team variieren.

Aber eine Eigenschaft haben fast allen Projektmanagern:
Sie streben danach, Verschwendung so weit wie möglich zu reduzieren.

Warum ist Verschwendung schlecht?

Alles, was ein Unternehmen unternimmt, sollte letztlich einen Mehrwert für den Kunden schaffen. Wenn du Ressourcen verschwendest, kannst du weniger an den Endbenutzer weitergeben.

Verschwendung bedeutet auch, dass du die dir zur Verfügung stehenden Vorteile nicht voll ausschöpfst und dadurch weit hinter deine Ziele zurückfällst.

Geldverschwendung bedeutet beispielsweise, dass dein Unternehmen zusätzliche Finanzierungsquellen finden muss, um zu überleben. Das führt dazu, dass du mehr Zeit mit der Suche nach Investitionen und dem Abbezahlen von Schulden verbringst und weniger Zeit hast, das zu tun, was du wirklich gut kannst.

Ein ineffizientes Management der Mitarbeitermoral führt dazu, dass deine Teammitglieder nicht ihre volle Kapazität ausschöpfen.

Wenn du die Leistung deiner Hardware und Software verschwendest, ist es viel wahrscheinlicher, dass dein Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt. Die möglichen Beispiele – und Konsequenzen – sind endlos.

Eine intelligente Ressourcenplanung ist so wichtig, dass einige komplexere Projekte einen separaten Ressourcenmanager haben. Der Projektmanager verteilt Aufgaben, während der Ressourcenmanager einen Plan mit optimalen Zuordnungen erstellt.

Sie beschäftigen sich auch mit Ressourcenprognosen, der Kunst, den zukünftigen Bedarf vorherzusagen.

Quelle: Grey Campus

In anderen Projekten überlässt man die Ressourcenzuweisung dem Projektmanager.

Unabhängig davon, wer die Ressourcen des Projektmanagements verwaltet, eines ist sicher: Es wird eine Zeit kommen, in der schwierige Entscheidungen über begrenzte Ressourcen getroffen werden müssen.

Wie kannst du zu diesem Zeitpunkt sicher sein, dass du die beste Entscheidung triffst?

Es gibt nur einen Weg: indem du immer so viele Ressourcenplanungsinformationen wie möglichst zur Hand hast.

Der beste Weg, dies zu erreichen, ist durch das Einrichten benutzerdefinierter Workflows, die dir diese Informationen automatisch bereitstellen.

monday.com kann dir dabei helfen. Im nächsten Abschnitt zeigen wir dir genau, wie es für jede der 7 wichtigsten Projektmanagementressourcen funktioniert.

Was sind die 7 Projektmanagement-Ressourcen? 

Die Projektressourcen können in sieben Kategorien unterteilt werden: Personen, Informationen, Materialien, Werkzeuge, Energie, Geld und Zeit.
In diesem Abschnitt werden wir jede dieser Kategorien definieren und dir zeigen, wie monday.com dir bei der Erstellung eines Ressourcenplans zur Verwaltung helfen kann.

1. Menschen

Hierbei geht es um die Mitglieder deines Teams, die jede Aufgabe erledigen.
Diese Kategorie ist aus gutem Grund an erster Stelle. Die Personen in deinem Team haben den grössten Einfluss auf den Erfolg deines Projekts.
Du kannst über die beste Software und die bequemsten Büros verfügen und das meiste Geld haben, aber ohne ein kompetentes Team wird dein Projekt nirgendwohin führen. Um es anders auszudrücken: Wenn du die anderen sechs Kategorien verschwenden willst, ist die Einstellung eines ineffizienten Teams der schnellste Weg dazu.

Bei der Teamzusammenstellung sammelst du viele Daten über deine Bewerber: nicht nur, wo sie sich im Auswahlprozess befinden, sondern auch, wer sie sind und was sie besonders macht.

Mit diesen Informationen kannst du dein Rekrutierungsdashboard auf monday.com anpassen, das dann automatisch Diagramme, Zeitleisten, Datenbanken und mehr aktualisiert.

2. Informationen

Informationen sind das notwendige Wissen, um jede Aufgabe zu bewältigen.
Ein Team ohne klare Informationen tappt im Dunkeln, und das führt selten zu guten Ergebnissen. Deine Teammitglieder bringen viele grundlegende Informationen mit, die du benötigst, einschliesslich der Nutzung deiner Tools und der Arbeitsweise innerhalb der Prozesse deines Unternehmens.

Der schwierige Teil sind die projektspezifischen Informationen, die entscheidend sind und sich schnell ändern können. Einen Projektschritt zu bearbeiten, der bereits verworfen wurde, bedeutet verschwendete Zeit. Um dies zu vermeiden, kannst du wichtige Updates an deinem Dashboard in monday.co, anpinnen, sodass alle auf dem Laufenden bleiben.

3. Materialien

„Materialien“ beziehen sich auf alle physischen Dinge, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt werden, abgesehen von reiner Energie.

Für die meisten Softwareentwicklungsteams fallen nicht viele Materialien an, ausser vielleicht viel Papier für Notizen oder Kaffee. Diese Kategorie ist eher für traditionelle Projektteams wie Bauteams relevant. Auch hier bietet monday.com passende Vorlagen an.

Die Baumanagement-Vorlage eignet sich perfekt für die Verwaltung mehrerer Baustellen. Du kannst damit Zeitpläne, Subunternehmer, Materialverbrauch und mehr verfolgen.

 

4. Werkzeuge

Werkzeuge sind greifbare Ressourcen, die für die Fertigstellung des Projekts benötigt werden, sich aber nicht verbrauchen, im Gegensatz zu Materialien. In der technischen Welt unterscheidet man weiter zwischen Hardware und Software.

Eine gute Software ist unverzichtbar für jedes Projektteam, besonders für diejenigen, die Softwares entwickeln. Um diese Ressourcen effektiv zu managen, musst du sie eng in deine Arbeitsabläufe integrieren.

 

5. Energie

Das ist die Kraft, die benötigt wird, um deine Werkzeuge und Arbeitsumgebung zu betreiben. Früher war das vielleicht Holz oder Kohle, heute ist es meist Strom. Energieverschwendung ist ein häufiges Problem. Zu den typischen Beispielen gehört das unnötige Laufenlassen von Computern oder Lichtern.

 

6. Geld

Geld ist oft das Erste, woran bei Projektressourcen gedacht wird. Es ist der Schlüssel, um Engpässe zu überwinden, solange das Budget nicht erschöpft ist. Das Management deines Budgets vom ersten Tag an ist entscheidend. Die Marketingbudgetvorlage von monday.com kann dabei helfen, indem sie es jedem ermöglicht, die Ausgaben im Auge zu behalten.

Die Marketingbudgetvorlage von monday.com ist ein Beispiel für ein Dashboard, mit dem du und dein gesamtes Team den Überblick darüber behalten können, wie viel Geld ausgegeben wird.

Je mehr Menschen die Ausgaben verstehen, desto mehr werden sich alle dafür einsetzen, das Geld sinnvoll einzusetzen.

7. Zeit

Zeit ist eine begrenzte Ressource. Wir sprechen davon, sie „auszugeben“. Gutes Zeitmanagement ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Ob du agiles Projektmanagement, die Wasserfallmethode oder eine andere Methodik verwendest, die Erstellung eines effizienten Zeitplans ist einer der ersten Schritte.

Mit der erweiterten Projektmanagement-Vorlage von monday.com erhältst du vollständige Einblicke in alle wichtigen Bereiche deines Projekts und stellst sicher, dass nichts ins Hintertreffen gerät.

Wie kannst du deine Projektressourcen verwalten?

Bisher haben wir viel über die Apps und Vorlagen von monday.com gesprochen, mit denen du verschiedene Projektmanagementressourcen verfolgen kannst. Aber das ist nur ein Teil der Geschichte.

Mit dem Arbeitsbetriebssystem von monday.com kannst du all diese Tools – und noch mehr – in einem zentralen Dashboard zusammenführen. Wenn du eine Datenbank aktualisierst, wird automatisch die gesamte Datenbank aktualisiert.

Da das Hinzufügen neuer Informationen so einfach ist, verlierst du nie wieder den Überblick über eine wichtige Ressource.

Erfahre mehr in unserem Blogbeitrag dazu:

Fazit

Ressourcen sind die Grundbausteine des Projektmanagements. Wenn Projektmanagement ein Sport wäre, dann wäre das Management von Projektressourcen die Basis – wie das Dribbeln, das man üben muss, bevor man schiessen kann. Jeder Aspekt des Projektmanagements dreht sich um Ressourcen, von der Budgetverwaltung bis hin zur Motivation deiner Teammitglieder durch starke Führung.

Und bei jedem Aspekt des Managements von Projektressourcen spielen Informationen eine Schlüsselrolle. Vereinbare noch heute eine Demo mit uns und finde heraus, wie du mit monday.com die Verteilung deiner Projektmanagement-Ressourcen optimieren kannst.

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Seit 2019 offizieller monday.com Partner in der ganzen DACH- und UK-Region und in der monday.com Beratung und Schulung tätig.

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