Mit deinen E-Mail- und Aktivitätseinstellungen in monday CRM kannst du das Design, den Datenschutz und die Vernetzung deiner Aktionen in der App anpassen. Erfahre in diesem Blogbeitrag mehr über die verschiedenen Einstellungen und Möglichkeiten. 

Falls du zuerst erfahren willst, was das monday CRM kann, haben wir dir hier noch einen Blogbeitrag dazu: 

Wo du die Einstellungen findest

 Um auf die E-Mail-Einstellungen zuzugreifen, klicke auf das Zahnradsymbol oben rechts auf dem Startbildschirm der App. Es werden dir sieben Kategorien angezeigt:

So verwaltest du deine Verbindungen

Hier kannst du die E-Mail-Adresse auswählen, die du mit der App nutzen möchtest. Um eine neue Verbindung hinzuzufügen, klicke einfach auf die Schaltfläche „Konto hinzufügen“.

Um eine Verbindung zu entfernen, öffne das Drei-Punkte-Menü rechts neben der entsprechenden E-Mail-Adresse:

In diesem Menü kannst du auch deine „Freigabeoptionen“ anpassen. Weitere Informationen zum Teilen findest du im Artikel „E-Mails und Aktivitäten: Teilen und Datenschutz“.

Entfernen und Löschen von Verbindungen

Entfernen einer Verbindung

Wenn du auf „Konto entfernen“ klickst, verhinderst du, dass zukünftige E-Mails von dieser E-Mail-Adresse in „E-Mails und Aktivitäten“ registriert werden. Diese Option deaktiviert die Verbindung nur in „E-Mails und Aktivitäten“, entfernt sie aber nicht aus deinem monday.com-Konto, wo sie weiterhin für andere Integrationen genutzt werden kann.

Löschen einer Verbindung

Eine Verbindung vollständig zu löschen, hat folgende Auswirkungen:

• Der mit dieser E-Mail-Adresse verbundene Verlauf wird ausgeblendet.
• Ein anderer Benutzer kann diese E-Mail-Adresse für dasselbe oder ein anderes Konto verwenden.
• Die E-Mail-Verbindung wird für das gesamte Konto entfernt, einschliesslich aller – Integrationen, die nichts mit „E-Mails und Aktivitäten“ zu tun haben.
• Möchtest du eine Verbindung komplett löschen, klicke auf „Konto hinzufügen“ und wähle den E-Mail-Anbieter aus. Dadurch öffnet sich die Integrationsverbindung. Klicke auf das Papierkorbsymbol, um die Verbindung zu löschen:

Sobald eine E-Mail-Verbindung gelöscht wurde, wird sie privat. Alle E-Mails, die zuvor über diese Verbindung gesendet oder empfangen wurden, sind dann für niemanden im Konto mehr sichtbar.

Um wieder auf den Verlauf dieser Verbindung zugreifen zu können, musst du das E-Mail-Konto über „E-Mails und Aktivitäten“ erneut verknüpfen.

Kontakte automatisch erstellen

Du kannst automatisch Kontakte aus ausgehenden E-Mails erstellen, die an neue E-Mail-Adressen gesendet werden. Diese Option kannst du unter „Meine Verbindung“ in den Einstellungen für E-Mails und Aktivitäten aktivieren.

Öffne dazu das Drei-Punkte-Menü rechts neben der Verbindung, die du verwalten möchtest:

Wähle anschliessend die Option „Automatische Kontakterstellung“ aus:

Ausgehende E-Mails protokollieren

Die App protokolliert standardmässig ausgehende E-Mails aus deinem E-Mail-Programm (wie Gmail oder Outlook) automatisch in der App. Möchtest du jedoch nur bestimmte E-Mails in der App anzeigen, kannst du das Kontrollkästchen aktivieren, um nur die ausgehenden E-Mails zu erfassen, bei denen die App-Adresse im BCC-Feld steht.

E-Mails, die als BCC gesendet werden, werden automatisch in die App aufgenommen. Die App bestimmt, unter welchem Element die E-Mail protokolliert werden soll, indem sie die E-Mail-Adresse in der entsprechenden Spalte auf deinem Board überprüft.

Wenn du die Option „Neuen Kontakt erstellen, wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers in meinem monday.com-Konto nicht vorhanden ist“ aktivierst, wird für jede neue E-Mail-Adresse, die du kontaktierst, automatisch ein neues Element erstellt.

Automatisierungen einrichten

Richte Automatisierungen ein, um Zeit zu sparen, deine Arbeitsabläufe zu optimieren und Benachrichtigungen für eingehende Nachrichten zu erhalten. Du kannst aus vorgefertigten Automatisierungen wählen oder deine eigenen anpassen. Beim Klick auf „Automatisierungen einrichten“ gelangst du zu folgendem Bildschirm:

Hier kannst du aus verschiedenen Vorlagen auswählen, um deine Kommunikation effizienter zu gestalten. Ausserdem hast du die Möglichkeit, über das Automatisierungssymbol (🤖) auf der Startseite der App direkt zu diesen Automatisierungsoptionen zu gelangen.

E-Mail-Signatur auf monday CRM hinzufügen

Klicke auf die blaue Schaltfläche „Signatur erstellen“, um deine E-Mail-Signatur einzurichten. Du hast die Wahl, deine Signatur entweder einfach oder in HTML zu erstellen. Entscheidest du dich für „Einfach“, kannst du den Texteditor nutzen, um deine Signatur zu formatieren. Wählst du HTML, hast du die Möglichkeit, deine Signatur mit HTML-Code zu gestalten.

Unter dem Signatur-Composer kannst du zwei Kontrollkästchen nach Bedarf aktivieren oder deaktivieren:

• • • Setze ein Häkchen, wenn deine Signatur immer beim Verfassen einer neuen E-Mail angezeigt werden soll.
    • Setze das zweite Häkchen, wenn deine Signatur auch beim Beantworten von E-Mails automatisch eingefügt werden soll.

E-Mail-Branding

Standardmässig erscheint am Ende jeder E-Mail, die du aus der App sendest, der Hinweis „Powered by monday.com“. Wenn du den Pro- oder Enterprise-Plan nutzt, hast du die Möglichkeit, dieses Branding aus deinen E-Mails zu entfernen. Setze einfach das Häkchen unter dieser Einstellung, um das Branding vollständig zu entfernen.

Niemals protokollieren

Wenn du eine E-Mail-Adresse zur Liste unter dieser Einstellung hinzufügst, werden E-Mails, die von diesen Adressen gesendet oder empfangen werden, niemals in deiner Timeline gespeichert. Du kannst beliebig viele Adressen zu deiner „Niemals protokollieren“-Liste hinzufügen.

Fazit

Mit den richtigen Einstellungen für E-Mails und Aktivitäten in deinem CRM kannst du die Effizienz deiner Arbeitsabläufe erheblich steigern und gleichzeitig die Kontrolle über Datenschutz und Kommunikation behalten. Ob es darum geht, Verbindungen zu verwalten, ausgehende E-Mails zu protokollieren, oder deine E-Mail-Signatur zu gestalten – die Flexibilität, die monday.com bietet, ermöglicht es dir, deine Arbeitsweise optimal anzupassen.

Als offizieller monday.com-Partner stehen wir dir gerne zur Seite, wenn du Fragen hast oder Unterstützung bei der Implementierung deines CRM-Systems benötigst. Unser Team ist bereit, dich bei jedem Schritt zu begleiten, um sicherzustellen, dass du das Beste aus deinem CRM herausholst. Kontaktiere uns, um mehr zu erfahren und gemeinsam die passenden Lösungen für dein Unternehmen zu entwickeln.