Erfahre alles über die beliebte Verwendung von Gantt-Diagrammen im Projektmanagement und wie du dein eigenes Diagramm erstellen kannst in monday.com

Ein Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm zur Darstellung von Projektaufgaben im Zeitverlauf. Jeder Balken repräsentiert eine Aufgabe, wobei die Daten horizontal liegen. Diese Diagramme zeigen Projektplanungen und Aufgabenabhängigkeiten und sind für ihre visuelle Klarheit und Effektivität bekannt. Sie sind ein klassisches Werkzeug zur Darstellung von Aktivitäten und deren Zusammenhängen.

Wozu dient ein Gantt-Diagramm? 

Ein Gantt-Diagramm zeigt Fristen, Meilensteine und Projektfortschritt. Es klärt Aufgaben und deren Auswirkungen auf das Gesamtprojekt und ist vielseitig einsetzbar. Im Folgenden findest du einige Möglichkeiten, wie sie für verschiedene Ziele oder Projekte nützlich sein können:

• • Vereinfachen komplexe Projekte und helfen bei der Verfolgung von KPIs
  • Kann bei der Planung von Marketingkampagnen das Ressourcenmanagement unterstützen
  • Ermöglicht ein visuelles Verständnis für den Umfang und die Anforderungen eines Projekts
  • Manager können sie als Leitfaden verwenden, um den Projektfortschritt zu verfolgen

Gantt-Diagramme unterstützen Unternehmen bei der Erstellung einer Work Breakdown Structure (WBS) und machen grosse Ziele überschaubar. Während ein Projektstrukturplan die Aufgaben definiert, zeigt ein Gantt-Diagramm Zeitpunkt und Dauer jeder Aufgabe. Ein Marketingteam kann damit Kampagnen und Aufgaben wie soziale Medien und Branding koordinieren, wodurch jedes Mitglied den Projektverlauf und -status klar erkennen kann. Es fördert eine effektive Planung und Zeiteinschätzung.

Pert-Diagramm vs. Gantt-Diagramm

PERT-Diagramme zeigen Aufgaben in einem Netzdiagramm mit Knoten und Pfeilen, um Abhängigkeiten darzustellen. Gantt-Diagramme fokussieren auf die Planung und Verfolgung des Projektfortschritts. Während PERT die Abhängigkeiten und den kritischen Pfad in komplexen Projekten hervorhebt, bieten Gantt-Diagramme Flexibilität während der Projektdurchführung. Beide können in einem Projekt eingesetzt werden, doch PERT eignet sich besser für die Planungsphase und Gantt für die Durchführung.

Quelle: monday.com

Was sind die Bestandteile eines Gantt-Diagramms?

Auch wenn das Gantt-Diagramm eines jeden Teams je nach Arbeitsablauf und kritischem Pfad anders aussieht, gibt es sechs wichtige Komponenten, die unbedingt enthalten sein sollten:

1. 1. • Termine/Zeiten: Gantt-Diagramme zeigen Aufgabendaten von Anfang bis Ende sowie ihre Position auf der gesamten Projektzeitachse, um die Planung zu erleichtern.
      • Aufgaben und ihre Balken werden in der benötigten Reihenfolge angezeigt. Vertikal links sind Aufgaben gelistet, wobei ihre Balken auf einer Zeitachse die Abhängigkeiten und Projektdauer darstellen.
      • Meilensteine sind markante Punkte in einem Gantt-Diagramm und zeigen wichtige Projektphasen an. Der Fortschritt wird im Verhältnis zu diesen Meilensteinen verfolgt, oft mit einem Fertigstellungsprozentsatz der aktuellen Aufgabe.
      • Abhängigkeiten: Pfeile oder Linien werden verwendet, um zu zeigen, welche Aufgaben voneinander abhängig sind.
      • Vertikale Markierungen im Diagramm zeigen aktuelle Daten und den Fortschritt eines Projekts sowie den verbleibenden Arbeitsaufwand.
      • Ressourcen: Einige Aufgaben enthalten Ressourcen wie Werkzeuge, Dokumente oder Kontakte, die bei der Erledigung einer Aufgabe hilfreich sind.

Wie man ein Gantt-Diagramm erstellt auf monday.com

Um ein Gantt-Diagramm zu erstellen, müssen Aufgaben erfasst, Abhängigkeiten definiert und eine Zeitleiste erstellt werden. Es ist einfacher, dies mit einer Projektmanagement-Plattform wie „monday work management“ mit integrierten Gantt-Ansichten zu tun.

Wie du deine Aufgaben in einem Gantt-Diagramm mit monday work management anzeigst

monday work management bietet 27 Projektansichten, einschliesslich eines Gantt-Diagramms. Anstatt ein Diagramm von Grund auf zu erstellen, kannst du deine Arbeitsmappe mit Parametern und Automatisierungen anpassen und sie dann einfach als Gantt-Diagramm darstellen. So funktioniert es:

• • • Vergewissere dich, dass deine Tafel eine Zeitachsen- und eine Abhängigkeitsspalte hat.
    • Wähle im Menü Tafelansicht die Option Gantt.
    • Deine Aufgaben sind nun in einem Gantt-Diagramm organisiert, und du kannst mit fliegenden Bearbeitungen und coolen Funktionen wie der Gantt-Basislinie, mit der du den aktuellen Projektfortschritt im Vergleich zur geplanten Zeitachse visualisieren kannst, kreativer werden.

In monday work management kannst du die Gantt-Ansicht nach Bedarf anpassen. Füge sie als Widget zum Dashboard hinzu, bestimme angezeigte Spalten und sortiere Elemente nach Gruppen wie Projektphasen. Mit visuellen Anpassungen kannst du Beschriftungen oder Farben hinzufügen. Das Diagramm lässt sich zeitlich anpassen, von Tagen bis zu Jahren, um detaillierte Aufgaben oder den Gesamtüberblick zu sehen.

Mit monday.com musst du nicht zwischen Gantt- und Tafelansicht wechseln. Du kannst dein Projekt direkt in der Gantt-Ansicht aktualisieren und hast somit eine flexible.

Die Vor- und Nachteile der Verwendung eines Gantt-Diagramms im Projektmanagement

Vorteile:

Projektmanager nutzen Gantt-Diagramme, da sie die Teamarbeit und das Aktualisieren von Projektaufgaben vereinfachen. Werfen wir einen Blick auf einige der Vorteile der Verwendung eines Gantt-Diagramms im Projektmanagement:

• • Gantt-Diagramme helfen Teams, den kritischen Pfad zu verstehen, indem sie die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben aufzeigen.
  • Projektmanager können Ressourcen effizienter zuweisen, indem sie das Start- und Enddatum jeder Aufgabe anzeigen und Konflikte bei Ressourcen und Zeitplanung erkennen.
  • Gantt-Diagramme bieten den Teammitgliedern eine klare und visuelle Darstellung eines Projekts und seines Zeitplans, sodass jeder den gesamten Zeitplan schnell verstehen kann.
  • Verfolge den Fortschritt mehrerer Aufgaben und vergleiche sie mit dem geplanten Zeitplan, um mögliche Verzögerungen oder Engpässe zu erkennen und das Zeitmanagement zu verbessern.
  • Die Eigenverantwortung für Aufgaben wird deutlicher, da den Teammitgliedern Aufgaben zugewiesen werden und sie ihre Verantwortlichkeiten und Fristen kennen.
  • Projektmanager können durch die Visualisierung von Aufgabenabhängigkeiten und kritischen Pfaden potenzielle Risiken erkennen und entsprechende Massnahmen ergreifen.
  • Gantt-Diagramme erleichtern die Kommunikation mit Teammitgliedern, Kunden und Interessenvertretern und helfen, Erwartungen zu steuern, während sie einen klaren Überblick über den Projektfortschritt bieten.

Nachteile:

Gantt-Diagramme bieten viele Vorteile, sind aber nicht immer ideal für jedes Team oder Projekt. Sie haben auch Nachteile, die bei der Verwendung berücksichtigt werden sollten. Durch sorgfältige Planung, Umsetzung und Teamkommunikation können diese jedoch umgangen werden.

 Einige Nachteile, die du beachten solltest, sind:

• • Gantt-Diagramme können komplex und schwierig werden, wenn es um grösseren und detailliertere Projekten mit vielen Aufgaben geht.
  • Die Pflege eines aktuellen Gantt-Diagramms kann mühsam und zeitaufwändig sein, wenn sich Änderungen ergeben.
  • Ohne eine sorgfältige Verwaltung der Ressourcen können Gantt-Diagramme Teammitglieder mit mehreren Aufgaben überlasten.
  • Einige Gantt-Diagramme enthalten möglicherweise nicht alle notwendigen Informationen für Aufgaben, wie Beschreibungen oder erforderliche Ressourcen, was zu Verzögerungen führt.

Tools wie monday work management ermöglichen Projektverwaltung mit Gantt-Diagrammen und vermeiden deren Nachteile durch Automatisierung und Kommunikationswerkzeuge. Dennoch sind Gantt-Diagramme nicht für alle Projekte optimal, und abhängig von Teamgrösse, Zeitplan und Projektart könnte eine alternative Visualisierung sinnvoller sein.

Alternativen zu Gantt-Diagrammen

Gantt-Diagramme sind für viele Projekte nützlich, aber nicht immer die optimale Wahl für jedes Team. Es gibt diverse Projektmanagementdiagramme und -tools mit verschiedenen Ansätzen zur Projektvisualisierung.

Einige beliebte Alternativen sind:

• • Kanban-Tafel: Kanban-Tafeln nutzen Karten zur Darstellung von Aufgaben und Spalten für Arbeitsablaufstufen. Teammitglieder verschieben Karten zwischen Spalten je nach Aufgabenfortschritt, um Status und Arbeitsfluss zu überblicken.
  • Scrum-Tafel: Scrum-Boards dienen dem agilen Projektmanagement und visualisieren Benutzeraufgaben aus einem Backlog, wobei deren Fortschritt während Sprints in verschiedenen Phasen angezeigt wird.
  • Zeitplan-Diagramm: Projektzeitdiagramme zeigen lineare Darstellungen von Aufgaben und Ereignissen in einem Zeitraum und geben, trotz geringerer Detailtiefe als Gantt-Diagramme, einen schnellen Überblick über Projektmeilensteine.
  • Projekt-Checkliste: Projekt-Checklisten sind einfach und anpassungsfähig, ohne Lernkurve. Sie können eigenständig oder zusammen mit anderen Diagrammen und Tafeln genutzt werden.

Es kann nützlich sein, verschiedene Projektansichten zu nutzen. Bei Plattformen wie monday work management stehen über 27 Ansichten zur Verfügung, sodass du flexibel verschiedene Projektmanagementdiagramme einsetzen kannst.

Fazit

Beginne mit der Erstellung von eigenen Gantt-Diagrammen, sie sind sehr hilfreich zur Projektvisualisierung. Mit Software wie monday work management kannst du die Teamprozesse optimieren. Diese bietet erweiterte Funktionen wie verschiedene Ansichten, Automatisierungen, Integrationen und Filteroptionen. Für ein robustes Gantt-Diagramm und Projektmanagement könnte monday.com ideal sein.