Projektpläne garantieren nicht immer, dass alles glattläuft. Selbst der beste Plan kann durch unerwartete Ereignisse ins Wanken geraten. Warum also planen?
Ein Projektplan hilft, Änderungen frühzeitig zu erkennen und anzugehen. Er sorgt dafür, dass alle Beteiligten – Team, Kunden und Stakeholder – in dieselbe Richtung gehen. Diese Anleitung zeigt dir kurz und knapp, wie du einen Plan erstellst und wie das Tool monday.com den Prozess erleichtert.
Was ist ein Projektplan?
Ein Projektplan ist mehr als ein Zeitplan; er definiert Zweck, Meilensteine, Ressourcen und Ergebnisse. Trotz der Flexibilität agiler Methoden dient er als Richtschnur. Viele Projekte erleben eine Ausweitung des Umfangs; mit einem klaren Plan erkennst du Abweichungen schneller. Tatsächlich werden 50 % der Projekte verspätet und 45 % über Budget abgeschlossen.
Quelle: monday.com
Wie kann man einen Projektplan erstellen?
Ein Projektplan kann variieren: Manche skizzieren ihn einfach auf einem Whiteboard oder in kurzen Notizen, während andere jedes Detail durchgehen. Für einen detaillierten Plan berücksichtige diese 6 Fragen:
1. Fange ich mit der Zusammenfassung an?
Die Kurzzusammenfassung steht am Anfang deines Projektplans und fasst die wichtigsten Punkte zusammen. Daher ergibt es Sinn, sie als Letztes zu schreiben.
Die Zusammenfassung sollte nicht länger als eine Seite sein und einen kurzen Überblick über Folgendes geben:
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- das Projektziel
- die gewählte Projektmethodik bzw. das Framework des Projekts
- die endgültigen Projektergebnisse und Akzeptanzkriterien
- wesentliche Risiken des Geltungsbereichs und Gegenmassnahmen
- Zusammenfassung der Meilensteine
- Überblick über den Zeitplan des Projekts und die zeitbasierten Risiken
- Einschätzung der Ressourcen und Ausgaben
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2. Was ist der Projektumfang?
Ein klarer Projektumfang legt Anfang, Ende und erwartete Ergebnisse fest und verhindert unnötige Ausweitungen. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten wissen, was zum Projekt gehört und was nicht. Bestimme auch die Akzeptanzkriterien und kläre den Genehmigungsprozess.
Quelle: monday.com
Denke immer daran, dich abzusichern.
Beschreibe potenzielle Risiken und geplante Gegenmassnahmen. Definiere Verantwortlichkeiten für die Risikoverfolgung. Trotz häufiger Ausweitung des Umfanges haben nur 27 % der Organisationen konkrete Projektrahmen. Setze stets einen klaren Rahmen für deine Projekte.
3. Wie strukturiere ich mein Projekt?
Die Struktur eines Projekts richtet sich nach dem gewählten Framework. In deinem Plan sollte ersichtlich sein, wie Aufgaben und Zuständigkeiten verteilt werden. Beim Wasserfall-Framework beispielsweise wird alles im Voraus geplant.
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- Alle Entwicklungsphasen – von der Initiierung über Anforderungserfassung, Design und Implementierung bis hin zu Tests und Pflege – werden sequenziell abgearbeitet.
- Jede Rolle ist eindeutig zugewiesen, sodass jedes Teammitglied seine spezifischen Aufgaben in der jeweiligen Phase erfüllt.
- Jede Phase beginnt und endet zu festgelegten Zeitpunkten. Innerhalb einer Phase werden alle Aufgaben kontinuierlich abgeschlossen.
- Bei neuen Informationen werden die Aufgaben angepasst. Anstelle fester Fristen für Phasen steht die Kontrolle des Arbeitsaufkommens im Vordergrund.
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Behalte folgendes im Hinterkopf:
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- Die Zentralisierung von Projektabläufen kann den Erfolg beeinträchtigen. Es ist besser, Teams so viel Selbstständigkeit wie möglich zu gewähren.
- Ein Einzelverantwortlicher für Genehmigungen ist suboptimal und kann zu Verzögerungen in deinen Abläufen führen.
- Bei anspruchsvollen Projekten steigert gemeinsames Wissen den Erfolg. Legen Sie klare Kommunikationspfade fest, um die Teamarbeit zu stärken.
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4. Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
Definiere die Ressourcen, die du für dieses Projekt zur Verfügung hast:
Team
Zeit
Budget
Technologie
Physische Ressourcen
Mit den richtigen, qualifizierten Teammitgliedern erhöht sich die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten um 30 %. Trotzdem zweifeln viele an den Fähigkeiten ihrer Teams. Um Ressourcen optimal zu nutzen, musst du realistisch in Bezug auf deren Grenzen planen. Bei Engpässen können Anpassungen am Zeitplan oder Budget nötig sein.
5. Wie sieht der Zeitplan aus?
Ein Zeitrahmen im Projektplan erhöht die Erfolgschance um 52 %. Trotzdem legen 80 % der Projekte keine Grundzeitpläne fest, weshalb 43 % der Organisationen Projekte selten pünktlich abschliessen.
Im Projektplan sollte der Zeitplan mit dem erwarteten Liefertermin und Einhaltungsstrategie enthalten sein. Berücksichtige die Kapazitäten deines Teams und definiere, wie viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden können. Bei einem Blog-Projekt mit 10 Textern und nur zwei Editoren musst du die Anzahl der gleichzeitig zu bearbeitenden Blogs limitieren.
6. Wie gehe ich mit Veränderungen um?
Eine sorgfältige Planung kann nicht alle Unwägbarkeiten berücksichtigen. Änderungskontrolle ist eine Top-Herausforderung in Projekten. Ein effektiver Änderungsmanagementplan gibt bei Unvorhergesehenem eine klare Vorgehensweise und Ansprechpartner vor, was das Projekt agiler macht.
Projektplanungsvorlagen für einen umfassenden Projektplan
Mit dem Tool von monday.com kannst du jeden Projektabschnitt übersichtlich darstellen. Nutze diese fünf Ratschläge, um deinen Projektglasaufbau zu erleichtern.
- Strukturiere dein Projekt
Suchst du eine Projektplanvorlage? Das Projektübersicht-Dashboard von monday.com eignet sich besonders für das Wasserfall-Framework. Strukturiere darin deine Teilprojekte, weise Teammitgliedern Phasen zu und setze Prioritäten mit zugehörigen Zeitleisten für erwartete Ergebnisse.
- Plane deine Ressourcen richtig ein
Mit der monday.com Vorlage wird Ressourcenmanagement klar und effektiv. Organisiere alle Ressourcen im Dashboard und weise Aufgaben zu. Jedes Teammitglied kennt seine Pflichten, und Übergabeorte zwischen Phasen sind definiert.
Quelle: monday.com
- Ermittle dein Projektbudget
Mit der monday.com Vorlage erhältst du einen zentralen Kostenüberblick, der die Budgetplanung vereinfacht. Ordne geschätzte Kosten Abteilungen zu, ergänze Teilprojekte und schätze das Gesamtbudget. - Skizziere den Zeitplan für dein Projekt
Mit der Projektzeitplan-Vorlage legst du Zeitpläne für Wasserfall- und Scrum-Frameworks fest. Bei Wasserfall definierst du Meilensteine, Zeitleisten und Zuständigkeiten, während Teams den Fortschritt verfolgen. Im Scrum-Modus organisiert das Dashboard Sprints und Aufgaben. - Erarbeite mögliche Projektrisiken
Mit der Programmrisikoregister-Vorlage visualisierst du Risiken im Projektumfang. Ein Farbsystem markiert kritische Punkte, während Statusbalken Risikostatus und -auswirkungen anzeigen. Du kannst Risiken kategorisieren, Verantwortliche festlegen und Minderungsstrategien einfügen, um das Team auf Probleme vorzubereiten.
Optimiere deinen Projektmanagementplan mit dem richtigen Tool
monday.com revolutioniert das Projektmanagement durch übersichtliche, visuell ansprechende Dashboards, die für jeden Ansatz, ob Wasserfall oder Scrum, massgeschneidert sind. Das Tool ermöglicht ein effektives Risiko-, Zeit- und Ressourcenmanagement und fördert agile Anpassungen bei Veränderungen. Nutze die vorbereiteten Vorlagen von monday.com zur Planung und bearbeite jeden Planabschnitt schrittweise.
Die Implementierung eines solchen Tools erfordert jedoch Kenntnisse und Erfahrung. Hier kommen wir als Blinno ins Spiel. Mit unserer umfangreichen Erfahrung in der Implementierung von monday.com können wir dein Unternehmen dabei unterstützen, dieses Tool optimal zu nutzen. Wir sind von seiner Wirksamkeit überzeugt und haben gesehen, wie es Unternehmen geholfen hat, ihre Projektmanagement-Prozesse zu transformieren. Bist du interessiert oder hast du Fragen? Dann melde dich gerne unverbindlich bei uns.
