Sicherlich hast du dich schon gefragt, welches das beste Projektmanagement-Tool ist und welches sich am besten für dein Unternehmen eignet. Inzwischen gibt es eine Reihe von Tools, die deine Entscheidung ein wenig erschweren könnte. In diesem Blog zeigen wir dir jedoch 10 Schritte zur Auswahl des richtigen Projektmanagement-Tools und vergleichen einige der beliebtesten Tools.

Ausgangslage: Orientierungslosigkeit im dichten Tool-Dschungel

Noch immer wird im Aufgaben- und Projektmanagement viel mit E-Mails und Excel-Tabellen oder mit zahlreichen verschiedenen Tools gearbeitet. Das ist hindernisreich. Du verlierst schnell den Überblick und musst dir einzelne Informationen mühsam zusammensuchen.

Die Verwaltung von Aufgaben, die Kontrolle von Ressourcen und die Kommunikation mit dem Team sind wichtige Elemente bei der Durchführung von Projekten. Die Auswahl eines Tools, das uns alles bietet, was wir benötigen und das sich an die Bedürfnisse unseres Unternehmens anpasst, wird zu einem entscheidenden Faktor.

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl solcher Tools, die die Zusammenarbeit im Team erleichtern. Doch dabei ergibt sich schon das nächste Problem: Der Dschungel an Möglichkeiten ist dicht, unübersichtlich und kann einen schnell überwältigen.

Das Angebot reicht von einfachen Tools mit wenig Individualisierungsmöglichkeiten über spezifische Anwendungen für konkrete Use Cases bis hin zu komplexen und agilen Software-Lösungen, die unzählige Optionen bieten. Nicht jedes Projektmanagement-Tool ist gleich gut für jedes Unternehmen geeignet. Was dem einen Unternehmen vollkommen reicht, funktioniert in einem anderen nicht. Daher ist es enorm wichtig, die eigenen Anforderungen zu konkretisieren und auf Basis dessen, eine intensive Recherche anzustellen, bevor man sich für ein Projektmanagement-Tool entscheidet. Schliesslich ist die Implementierung mit hohem Zeit- und Kostenaufwand verbunden.

Vorteile eines Projektmanagement-Tools

Ein Projektmanagement-Tool bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Teams und Organisationen, die komplexe Projekte planen, koordinieren und überwachen müssen. Mit einem solchen Tool können Teams effizienter arbeiten und bessere Ergebnisse erzielen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

Die Verwendung eines Projektmanagement-Tools kann Teams dabei unterstützen, ihre Projekte effizienter zu planen, durchzuführen und abzuschliessen, und letztendlich zu besseren Ergebnissen führen.

10 Schritte zum besten Projektmanagement-Tool

Um dir die Recherche und Entscheidung für ein Projektmanagement-Tool zu erleichtern, haben wir eine Anleitung erstellt, wie du bei der Auswahl für dein Unternehmen vorgehen kannst.

Die folgenden 10 Schritte haben sich in der Praxis bewährt und helfen dir, das perfekte Projektmanagement-Tool zu finden:

1. Anforderungen definieren

Bevor du mit der eigentlichen Recherche beginnen kannst, solltest du konkrete Anforderungen an das Projektmanagement-Tool definieren. In grösseren Unternehmen lohnt es sich, für die Recherche und Einführung ein Evaluationsteam aus Mitgliedern der Management-Stufe, IT-Experten und – ganz wichtig – Endnutzern zusammenzustellen. Letzteres ist besonders in Hinblick auf die Akzeptanz im Team entscheidend.

Identifiziert gemeinsam Must-haves des Tools, Funktionen die enthalten sein sollten, aber
auch solche, die nicht notwendig sind. Natürlich muss auch das Budget
festgelegt werden.

Stellt euch folgende Fragen:

• • Welche wichtigen Prozesse sollen mit dem Tool abgebildet werden können?
  • Wer sind die Hauptanwender?
  • Welcher Mehrwert soll die Projektmanagement-Software meinem Unternehmen bieten? Wie kann ich den Erfolg messen?

2. Recherche

Auf Basis der definierten Anforderungen erfolgt im nächsten Schritt eine detaillierte Recherche der vorhandenen Projektmanagement-Tools. Alle Tools, mit denen die definierten Requirements nicht umsetzbar sind, kannst du direkt aus deiner Auswahl ausschliessen. So kannst du das Angebot erheblich einschränken.

Achte zudem darauf, dass die Tools im Vorfeld getestet werden können. Nur so kannst du vor dem Kauf herausfinden, ob sie wirklich den Anforderungen entsprechen, benutzerfreundlich sind und wie aufwendig die Implementierung ist.

Eine praktische Recherchehilfe bietet dir beispielsweise das Vergleichsportal G2. Damit kannst du Tools ganz einfach nach konkreten Anforderungen wie Sprache, Budget, Unternehmensgrösse und Funktionen filtern.

3. Shortlist erstellen

Du hast nun eine Liste mit vielen Projektmanagement-Tools, die theoretisch infrage kommen. Die sogenannte Longlist ist für ausgiebige Tests jedoch noch zu umfangreich. Deshalb solltest du zunächst die Auswahl anhand der Erkenntnisse aus deiner Recherche auf maximal fünf Tools herunterbrechen. Die Produkte auf dieser Shortlist sollten nun alle zuvor definierten Anforderungen erfüllen und im besten Fall auch die internen Rahmenbedingungen berücksichtigen. Beziehe daher das Umfeld deines Unternehmens (Kultur, Mitarbeitende, Organisation des Unternehmens, etc.) ein.

4. Unabhängige Bewertungen einholen

Konsultiere Nutzermeinungen, Referenzen und Fallstudien zu den fünf Tools auf deiner Shortlist.

Es ist sinnvoll, dafür nicht nur die Webseiten der Tools, sondern auch unabhängige Quellen heranzuziehen. Beschränke dich ausserdem nicht nur auf Meinungen zum Featureumfang. Auch Nutzerfreundlichkeit und Implementierungsaufwand stellen wichtige Kriterien dar.

5. Erstgespräche führen

Führe mit den Anbietern oder Software-Partnern der fünf Tools auf deiner Shortlist Erstgespräche. In der Regel kannst du direkt auf der Website ein kostenloses Beratungsgespräch mit einem Produktberater vereinbaren, um zu erfahren, wie das jeweilige Tool deinen Unternehmensanforderungen gerecht werden kann.

In einem solchen Gespräch erhältst du normalerweise auch Informationen darüber, welche Preis-Pakete es gibt. Teile dem Anbieter deine Anforderungen und Fragen mit und lasse dir und deinem Evaluationsteam eine Einführung in die Projektmanagement-Software geben.

6. Testen der zwei vielversprechendsten Tools

Mittlerweile solltest du deine Shortlist auf die zwei vielversprechendsten Tools herunterbrechen können. Dann folgt die Testphase. Testet die beiden Tools mit eurem Team anhand einer Testversion oder eines Tagesworkshops auf Herz und Nieren. Die meisten Produkte kannst du innerhalb eines gewissen Zeitraums kostenlos anwenden bzw. in Abstimmung mit dem Hersteller prüfen.

Die Testphase sollte unbedingt intensiv zum praktischen Testen der Tools genutzt werden. Es ist unmöglich, im Voraus genau zu wissen, wie hilfreich ein Tool wirklich ist. Erst wenn das Projektteam das Tool für eine Zeit lang genutzt hat und echte praktische Erfahrungen gesammelt hat, kann es sicher sagen, wie hilfreich ein Tool ist.

Besprecht eure Erfahrungen und Meinungen nach der Testphase, so reduziert ihr die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Punkte übersehen werden.

7. Entscheidung für ein Tool

Nach Beendigung der Testphase können du und dein Team eine Entscheidung für eines der beiden Tools treffen. Hole dir im Anschluss ein detailliertes Angebot ein und lege es der Geschäftsleitung bzw. den Entscheidungsträgern in deinem Unternehmen vor.

8. Implementierung des Projektmanagement-Tools

Von der Entscheidung für eine Projektmanagement-Software geht es zur Einführung im Unternehmen oder Projekt über. Am besten werden bestimmte Key User identifiziert, die die Software intern voranbringen und als Ansprechpartner für das Team dienen.

Mit zusätzlichen Schulungen für diese Key User zum Umgang mit der Software kann anfänglicher Frust im Team verhindert und die Produktivität nach der Einführung beschleunigt werden.

Die Einführung einer neuen Software kann Schwierigkeiten mit sich bringen. Versucht daher im Team zu identifizieren, welche Komplikationen in eurem Unternehmen auftreten könnten und unternehmt präventive Massnahmen.

 Wenn du wissen möchtest, wie wir dir bei der Implementierung von monday.com in deinem Unternehmen helfen können, dann findest du hier weitere Informationen:

9. Schulung der Mitarbeitenden

Allein durch die Implementierung einer Software entsteht noch kein Projektmanagement. Daher ist es wichtig, eine umfassende Schulung aller Mitarbeitenden durchzuführen und sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden einen Ansprechpartner für ihre Fragen haben.

10. Agil bleiben

Dein neues Projektmanagement-Tool ist nun eingeführt und alle Mitarbeitenden arbeiten bereits mit ihm. Doch damit ist es noch nicht getan. Die Devise lautet: Agil bleiben. Schliesslich gibt es immer kleine Schrauben, an denen man drehen kann, um die Effizienz noch weiter zu steigern.

Können Prozesse im Tool weiter optimiert oder sogar komplett automatisiert werden? Können weitere Tools mit der Projektmanagement-Software verbunden werden? Bleibe am Ball und informiere dich laufend über Updates zu deiner neuen Projektmanagement-Software.

Unsere Empfehlung: monday.com

Vielleicht bist du bei deiner Suche schon auf monday.com gestossen. monday.com ist eine vielseitige Plattform für das Projektmanagement, die Teams dabei unterstützt, ihre Projekte effizient zu planen, zu organisieren und zu verfolgen. Die Software bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die es Teams ermöglicht, Aufgaben, Meilensteine und Zeitpläne einfach zu erstellen und zu verwalten. Mit Funktionen wie transparenter Zusammenarbeit, Ressourcenmanagement und Echtzeit-Analyse bietet monday.com alles, was Teams benötigen, um erfolgreich zusammenzuarbeiten und ihre Projekte termingerecht abzuschliessen.

Wenn du mehr über monday.com wissen willst, empfehlen wir dir, mehr in unserem Blog zu lesen oder eine kostenlose Beratung mit uns zu buchen.

Fazit: Nimm dir ausreichend Zeit

Bestimmte Tools scheinen auf den ersten Blick häufig besser zu sein, als sie wirklich sind. Zum Beispiel wirken manche Tools anfangs günstig. Wenn du aber bedenkst, dass jedes Teammitglied Zugang zum Tool haben muss, schnellen die Kosten bei manchen Tools in die Höhe. Zudem sind viele Tools untereinander nicht wirklich kompatibel und es fehlen oftmals gute Verknüpfungen zu bereits genutzten Softwareprogrammen.

All das muss bei der Auswahl des passenden Tools bedacht werden. Entscheide dich nicht für das Tool, das von einem neutralen Standpunkt das Beste sein mag. Sondern wähle jenes Tool, das am besten zu deiner speziellen Situation passt.

Schrecke ausserdem nicht davor zurück, dir für den Auswahlprozess genügend Zeit zu nehmen. Eine passende Projektmanagement-Software zu haben, bietet so viele Vorteile und die Zeit, die du für die genannten 10 Schritte investierst, holst du durch die Nutzung deines Tools später garantiert schnell wieder rein.