Kennst du das, wenn du Aufgaben hast, die jede Woche anstehen und die du dir immer und immer wieder notieren musst? Was würdest du davon halten, wenn es eine Lösung für wiederkehrende Aufgaben gibt, sodass du sie nur einmalig aufschreiben musst und du ab nun jede Woche automatisch daran erinnert wirst?

monday.com macht es möglich, dank seiner Automatisierungen und Workflows.

In diesem Blog erzählen wir dir, wie du wiederkehrende Aufgaben auf monday.com automatisieren kannst, damit du Zeit sparst und dich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren kannst.

Wiederkehrende Aufgaben am Arbeitsplatz

Wiederkehrende Aufgaben sind Aktivitäten oder Verpflichtungen, die regelmässig zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Intervall ausgeführt werden müssen. Diese können täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich auftreten und sind oft ein fester Bestandteil von Arbeitsabläufen und Routinen.

Schauen wir uns ein Beispiel an:

Angenommen, du bist Teil eines Marketingteams, das für die Social-Media-Präsenz eines Unternehmens zuständig ist. Eine deiner wiederkehrenden Aufgaben ist es, jeden Montag einen wöchentlichen Bericht über die Leistung deiner Social-Media-Kanäle zu erstellen. Dazu gehört das Sammeln von Daten zu Engagement-Raten, Follower-Zuwachs, Klicks usw. und das Erstellen eines Berichts, der an das Management-Team gesendet wird.

Wenn du mit einem monday.com-Dashboard arbeitest, kannst du deine Aufgabe «Social-Media-Wochenbericht erstellen» anlegen und auch Unterelemente hinzufügen, die spezifische Aufgaben wie das Sammeln von Daten, die Analyse von Statistiken usw. beinhalten. Diese Aufgaben kannst du einmal erstellen und in eine Aufgabe umwandeln, die sich jede Woche mit ihren Unterelementen auf deinem Dashboard wiederholt, um Zeit zu sparen und einen besseren Überblick über deine Aufgaben zu behalten.

Warum Aufgaben automatisieren?

Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben in monday.com ist von entscheidender Bedeutung, um die Effizienz und Produktivität deines Teams zu steigern. Hier sind vier Gründe, warum die Automatisierung dieser Aufgaben wichtig ist:

So erstellst du wiederkehrende Aufgaben in monday.com

Ein paar Beispiele für die Automatisierung von Aufgaben

•  Erstelle in jedem Zeitraum eine neue Gruppe

Beispiel: In einer kleinen Seifenfirma wir das unten stehende Board verwendet, um den Überblick über alle Lagerbestellungen des Geschäfts jeden Monat zu behalten. Jedes Mal, wenn ein Laden ein Produkt auffüllen muss, fordert er das Produkt und die Menge über dieses Board an. Anschliessen kann man die Zahlen am Ende des Monats auswerten, um zu sehen, wie viel in der Manufaktur produziert werden soll.

Da die Gruppen auf dem Board jeden Monat mit den Bestellungen darstellen, muss zu Beginn jedes neuen Monats eine neue Gruppe erstellt werden. Damit jeden Monat sofort eine neue Gruppe erstellt wird, wurde eine wiederkehrende Automatisierung verwendet. 

Klicke dazu auf die Automatisierungszentrale und den Builder für benutzerdefinierte Automatisierungen. Erstelle von dort aus die Automatisierung „Every time period, then create a group“:

Jetzt musst du nur noch die Formel anpassen, wie wir es unten getan haben. Du kannst auswählen, wie oft eine neue Gruppe erstellt wird, welchen Namen sie hat und wann genau sie erstellt wird.

Durch diese Automatisierung müssen wir nicht mehr daran denken, zu Beginn eines jeden Monats eine neue Gruppe zu erstellen, da monday.com dies automatisch für uns erledigt.

• Erstelle in jedem Zeitraum ein neues Element
  

Wenn du ein einzelnes Element (oder eine Aufgabe) hast, die von Zeit zu Zeit wiederholt werden muss, kannst du eine wiederkehrende Automatisierung verwenden, um es gemäss deinem gewünschten Rhythmus zu erstellen.

In unserem Beispiel einer Seifenfirma verwalten wir das unten stehende Planungsboard, um die täglichen Aufgaben im Auge zu behalten. In diesem Fall haben wir jeden Tag ein Meeting, das ständig neu zu unserem Board hinzugefügt werden muss.

Um sicherzustellen, dass wir jeden Tag ein neues Element für unser tägliches Meeting haben, richten wir die folgende Automatisierung ein. Jetzt wird jeden Morgen um 10 Uhr automatisch ein brandneues Element mit dem Titel „Tägliches Meeting“ für uns erstellt!

Erfahre mehr in unserem YouTube-Tutorial über die Basics von Automatisierungen auf monday.com.