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So nutzt du die Workflow-Automatisierung in monday.com richtig
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Geschrieben von blinno

6. Februar 2024

Manuelle Dinge zu erledigen, ist mühsam. Wenn dein Team grösser wird und du mehr Arbeit übernimmst, fangen manuelle Prozesse an, deine Zeit zu fressen und deine Effizienz zu senken. Sie bringen auch Risiken mit, die dein Unternehmen teuer zu stehen kommen könnten.

Hier kommen die Workflow-Automatisierungen ins Spiel.

Einfach ausgedrückt:

Mit der Workflow-Automatisierung kannst du die Zeit, die du mit manueller Arbeit verbringst, verringern. Das führt zu einem schnelleren und produktiveren Team.

In diesem Artikel erfährst du, was Workflow-Automatisierung ist, warum sie für dein Unternehmen wichtig ist und wie du schnell mit einer der besten Workflow-Automatisierungsplattformen auf dem Markt starten kannst.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Um zu verstehen, was Workflow-Automatisierung ist, definieren wir erst, was ein Workflow ist.

Ein Workflow ist eine Reihe von Schritten, die du unternimmst, um etwas zu erledigen.
Workflow-Automatisierung bedeutet daher im Grunde die Tools und Prozesse, die den Ablauf deiner Arbeit durch diese Schritte automatisieren.

Die Implementierung der Workflow-Automatisierung bedeutet, dass du deine bestehenden Prozesse skizzierst, deine Schwachstellen findest und dann Technologien einführst – wie monday.com, die es dir ermöglichen, die langweiligen, manuellen Aspekte der Arbeit loszuwerden – die Aspekte, bei denen du am Ende Fehler machst, weil du an deinem Schreibtisch einschläfst.

Kurz gesagt:

Durch die Automatisierung deines manuellen Arbeitsablaufs kannst du papierintensive, personenbasierte Prozesse in elegante digitale Prozesse umwandeln, die dein Unternehmen voranbringen.

Für ein besseres Verständnis ist dieser Blogbeitrag von Vorteil. Hier erklären wir dir, was das monday.com Workflow-Management überhaupt ist.

7 Schlüsselvorteile der Workflow-Automatisierung für dein Unternehmen

Die Einführung der Workflow-Automatisierung in deinem Unternehmen kann sieben wesentliche Vorteile mit sich bringen:

1. Effizienzsteigerung

Durch die Automatisierung von Prozessen wie Rechnungsstellung und Zahlungen können viele der üblichen Verzögerungen eliminiert werden, was nicht nur die Zeitspanne bis zur Rechnungsbearbeitung verkürzt, sondern auch die damit verbundenen Kosten um über 67 % reduzieren kann.
Automatisierte Workflows verbessern zudem deine Fähigkeit, zu skalieren, indem sie es dir ermöglichen, eine grössere Anzahl an Aufgaben zu bewältigen und dabei eine konstante Qualität zu gewährleisten.

Ein guter Ansatz, um mit der Automatisierung deiner Arbeitsabläufe zu beginnen, ist die Verwendung von Vorlagen für neue Prozesse, anstatt bei jedem neuen Projekt von vorne anzufangen.

Zum Beispiel könntest du, anstatt jedes Mal ein neues Set von Dokumenten für die Planung der digitalen Marketingstrategie eines Kunden zu erstellen, eine fertige Vorlage für einen digitalen Marketingplan von monday.com nutzen, um den Prozess zu beschleunigen.

2. Genauigkeit

Durch Automatisierungen wird die Chance auf menschliche Fehler in deinen Abläufen deutlich reduziert.

Nach der 1-10-100-Regel kostet es lediglich 1 US-Dollar, Daten beim Eingang zu prüfen, aber schon 10 US-Dollar, Fehler in der nächsten Stufe zu korrigieren, und ganze 100 US-Dollar, um Fehler zu beheben.

Automatisierte Prozesse helfen von Beginn an, spätere hohe Kosten zu vermeiden und die Einhaltung neuer Vorschriften zu erleichtern, indem Workflow-Formulare und -Prozesse leicht aktualisiert werden können.

3. Zusammenarbeit

Automatisierte Workflows erleichtern die Zusammenarbeit im Team. Automatische Benachrichtigungen über abgeschlossene Aufgaben und Zuweisungen bedeuten:

    • Verantwortliche können sich neuen Aufgaben zuwenden.
    • Du kannst sofort mit deiner Aufgabe beginnen.

So wird die Zusammenarbeit vereinfacht. Bei der Nutzung von Plattformen wie monday.com gestaltet sich dies durch Benachrichtigungsauslöser besonders effizient.

4. Schnelligkeit

Dank Echtzeit-Tracking und -Aktualisierungen von Aufgaben kann dein Team effizienter arbeiten und mehr Projekte abschliessen.

Ein Beispiel wären Urlaubsanträge: Ein manueller Workflow des Genehmigungsprozesses könnte etwa so aussehen:

    • Der Personalleiter erstellt ein Urlaubsantragsformular in Word.
    • Der Personalleiter druckt das Formular aus.
    • Der Personalleiter übergibt es dem Mitarbeiter, der den Urlaub beantragt.
    • Der Mitarbeiter füllt das Formular aus und unterschreibt es.
    • Der Mitarbeiter sendet es zur Genehmigung an seinen Vorgesetzten.
    • Der Manager fügt dem Formular seine Unterschrift hinzu.
    • Der Vorgesetzte gibt das Formular beim Personalleiter ab.
    • Der Personalleiter fügt seine Unterschrift hinzu und schliesst den Vorgang ab.
    • Der Personalleiter legt das Formular in seinen Unterlagen ab.

Dies ist ein langer, manueller Prozess mit viel Potenzial für Verzögerungen und Fehler. Was passiert, wenn dein Vorgesetzter das Formular verliert oder der Mitarbeiter vergisst, es abzusenden?

Hier ist ein Beispiel dafür, wie derselbe Prozess mit Automatisierung funktioniert:

    • Ein Mitarbeiter füllt digital eine Urlaubsantragsvorlage aus dem Cloud-Laufwerk des Unternehmens aus.
    • Der Mitarbeiter unterschreibt das Formular digital und sendet es ab. Anschliessen wird es automatisch an seinen Vorgesetzten gesendet.
    • Der Manager signiert das Formular digital. Es wird automatisch an den Personalmanager gesendet.
    • Der Personalmanager fügt seine Unterschrift hinzu und schliesst den Vorgang ab. Das Formular wird automatisch in der Cloud gespeichert. Der Mitarbeiter wird benachrichtigt.

Die Automatisierung des Genehmigungsprozesses macht die Arbeit für alle einfacher und schneller. Die eingesparte Zeit kann dann für andere, produktivere Aufgaben verwendet werden.

5. Visualisierung

Visualisiere deinen Workflow mühelos mit der passenden Workflow-Automatisierungssoftware. Eine klare Darstellung deiner Arbeitsprozesse zeigt dir genau, wo du stehst und was als Nächstes ansteht.
Mit Plattformen wie monday.com erkennst du sofort, wer auf deinen Beitrag wartet und kannst den Fortschritt aller Aufgaben im Blick behalten, die für dich relevant sind.
Solche Automatisierungsplattformen erlauben es Teammitgliedern zudem, Filter zu setzen, um nur ihre eigenen Aufgaben und Deadlines zu sehen, was die Fokussierung erleichtert.

6. Produktivität

Effizientere Arbeitsabläufe steigern deine und die Produktivität deines Teams deutlich. Die Workflow-Automatisierung minimiert die Schritte, die du zur Erreichung deiner Ziele benötigst.
Ein zusätzlicher Vorteil: Viele Workflow-Automatisierungsplattformen, wie beispielsweise monday.com, bieten mobile Apps, die dir ermöglichen, auch unterwegs produktiv zu bleiben.

7. Einfaches Onboarding

Das Ausscheiden eines wichtigen Teammitglieds kann zu Unterbrechungen führen. Nicht immer sind die internen Notizen, Aufgaben und Ressourcen des ausscheidenden Mitglieds für das Team zugänglich.
Workflow-Automatisierungsplattformen schaffen Abhilfe, mit einem zentralen Ort für Wissen und gemeinsam genutzte Dokumente, auf die alle zugreifen können. Dies vereinfacht den Übergangsprozess enorm, egal ob jemand das Team verlässt oder neu dazukommt, und unterstützt ein nahtloses Onboarding.

Kann Workflow-Automatisierung bei Remote-Teams erfolgreich sein?

Die Workflow-Automatisierung erweist sich als grosser Vorteil für Remote-Teams.

Mit dem globalen Anstieg der Homeoffice-Arbeit in den letzten Jahren haben bis zu 60 % der Unternehmen einen teilweisen oder vollständigen Wechsel zum Remote-Zugriff vollzogen. Diese Art zu arbeiten, bringt eigene Herausforderungen mit sich. Ohne die unmittelbare Nähe zu Kollegen, die schnell Antworten liefern können, kann die Suche nach den richtigen Dokumenten, das Verfolgen wichtiger Ereignisse und das Aktualisieren von Aufgaben in Echtzeit frustrierend werden.

Als Manager kennst du vielleicht das Gefühl, mehr Zeit mit der Koordination von Arbeitsabläufen als mit der eigentlichen Arbeit zu verbringen, während du gleichzeitig sicherstellen musst, dass das gesamte Team über essenzielle Aufgaben informiert bleibt.

Die Workflow-Automatisierung vereinfacht die Remote-Arbeit erheblich, unabhängig vom Standort deines Teams. Teammitglieder erhalten automatische Benachrichtigungen, wenn sie mit einer Aufgabe an der Reihe sind, und nach Abschluss wird die Aufgabe nahtlos an die nächste Person weitergeleitet.

Du musst dir keine Gedanken mehr machen, wen du wofür zuständig machen sollst oder was deine nächste Aufgabe ist. Zudem lassen sich Vorlagen, Dokumente, Notizen und Statusupdates zentralisieren, sodass das gesamte Team stets auf dem aktuellen Stand bleibt.

Erste Schritte in der Workflow-Automatisierung

Wenn du die Vorteile der Workflow-Automatisierung kennst, möchtest du vielleicht wissen, wie du dieses Wissen auf deine Situation anwendest.

Hier sind sechs Schritte, die dir den Einstieg in die Workflow-Automatisierung erleichtern.

1. Wähle die passende Workflow-Automatisierungsplattform

Die richtige Plattform ermöglicht es dir, deinen Workflow zentral zu verwalten und kann die Arbeit erheblich vereinfachen, die Produktivität steigern und die Teamleistung verbessern. Eine Plattform wie monday.com könnte hier ein Beispiel sein, die branchenführende Automatisierungsfunktionen bietet.

2. Identifiziere verbesserungsfähige Prozesse

Der nächste Schritt ist das Erkennen von Prozessen, die optimiert werden können, oft sind das langsame, manuelle Abläufe, die deinen Fortschritt bremsen.

3. Plane die aktuellen Prozesse

Nachdem du die zu verbessernden Prozesse identifiziert hast, solltest du sie planen, um festzustellen, welche automatisiert werden sollen. Fragen wie „Was muss getan werden?“, „Wer ist verantwortlich?“, „Wann muss es fertig sein?“ und „Wie wird es gemacht?“ helfen dir, einen klaren Plan zu erstellen.

Wenn du diese vier Fragen im Detail beantworten kannst, hast du einen guten Start hingelegt. Was du aber nicht vernachlässigen solltest, ist die Schwierigkeit der Prozesse, die du automatisieren möchtest. Einige Prozesse – wie der Onboarding-Ablauf für Mitarbeiter – können etwas komplexer sein als andere (wie Dateneingabe oder Rechnungseinreichung).

Wenn du deine Workflows zum ersten Mal automatisierst, versuche, mit weniger komplizierten Prozessen zu beginnen und diese im Laufe der Zeit zu steigern.

Verwende beispielsweise unsere Team-Aufgabenverwaltungsvorlage, um jeder Aufgabe ein oder mehrere Teammitglieder zuzuweisen, sodass jeder weiss, wer wofür verantwortlich ist.

4. Definiere Ziele für jeden Prozess

Für jeden identifizierten Prozess besteht der nächste Schritt darin, das Ziel zu definieren, das du durch die Automatisierung erreichen möchtest, sei es mehr Geschwindigkeit, Genauigkeit oder Effizienz. Leg dann klare KPIs fest, um die Ergebnisse zu messen.

5. Führe eine Lückenanalyse durch

Untersuche, wie der Prozess aktuell läuft, wie er idealerweise laufen sollte und wie du die Lücke schliessen kannst. Dies hilft, Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren.

6. Implementiere, bewerte und passe an

Nach der Auswahl der richtigen Plattform und der Identifizierung der Prozesslücken ist es Zeit, den neuen automatisierten Workflow umzusetzen. Teste den neuen Workflow schrittweise, um Probleme zu identifizieren und anzupassen. Wichtig ist auch, Feedback einzuholen und sicherzustellen, dass alle im Team wissen, was von ihnen erwartet wird.

Diese Schritte helfen dir, die passende Automatisierungslösung auszuwählen und deinen Workflow effektiv zu optimieren.

8 Gründe, warum monday.com für Workflow-Automatisierungen ideal ist

Eine effektive Workflow-Automatisierungsplattform sollte bestimmte Funktionen bieten, um die Arbeit für dich und dein Team zu optimieren. Während viele Lösungen einige dieser Funktionen bieten, vereint monday.com sie alle.

1. Benutzerfreundlichkeit

Wenn ein Produkt den Arbeitsablauf erleichtern soll, muss die Plattform selbst einfach zu bedienen sein. Es ist hilfreich, die Lernkurve jedes Tools, das du in Betracht ziehst, zu recherchieren.
monday.com bietet Live- und On-Demand-Webinare an, damit du schnellst möglichst die Nutzung erlernen kannst. Ausserdem kannst du lernen, wie du die Plattform in fünf verschiedenen Sprachen nutzen kannst (Englisch, Französisch, Spanisch, Deutsch und Portugiesisch). Mit dieser Auswahl ist das Tool nahezu für jeden zugänglich.

2. Zusammenarbeit

Effiziente Kommunikationswege und die Möglichkeit, Dateien zu teilen und Feedback zu sammeln, sind essenziell. monday.com ermöglicht es dir und deinem Team, nahtlos zusammenzuarbeiten, egal wo ihr euch befindet. Auch die Kommunikation zu Kunden ist in diesem Tool gewährleistet.

monday.com arbeitet hart daran, dir dabei zu helfen, deine Projekte auf den neuesten Stand zu bringen und sie pünktlich fertigzustellen.

3. Mobile Anwendung

Zugriff von überall ist ein Muss. monday.com bietet Apps für iOS und Android, damit du flexibel von unterwegs arbeiten kannst.

4. Integration

Die Plattform sollte in andere Tools integrierbar sein. Mit über 40 Integrationen ermöglicht monday.com einen nahtlosen Workflow mit anderen Softwarelösungen.

5. personalisierte Darstellungen

Jedes Unternehmen hat individuelle Prozesse, die eine flexible Gestaltung der Arbeitsansichten erfordern. monday.com bietet Listen, Zeitleisten, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und mehr für eine personalisierte Darstellung deiner Daten.

6. Analyse und Berichterstattung

Um Prozesse zu verbessern, müssen diese nachvollziehbar und analysierbar sein. monday.com bietet umfassende Analysetools für eine effektive Überwachung und Optimierung deiner Workflows.

So sieht das auf einem Dashboard aus:

7. Flexible Preisgestaltung

Die Kosten sollten sich an die Grösse deines Teams anpassen. monday.com bietet flexible Preispläne, die sich an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen.

Mehr dazu in unserem Blogbeitrag über die Preise

8. Live-Support

Zu wissen, dass Unterstützung bei Bedarf schnell verfügbar ist, ist beruhigend. monday.com bietet personalisierten Support rund um die Uhr, um sicherzustellen, dass du die Hilfe erhältst, die du benötigst.

monday.com stattet dich mit den nötigen Werkzeugen aus, um schnell und effektiv zu starten, egal ob du allein oder im Team arbeitest. Steigere deine Produktivität auf ein neues Level.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Workflow-Automatisierung mit monday.com eine wirkungsvolle Lösung darstellt, um manuelle Prozesse zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Egal ob in der Büroumgebung oder im Homeoffice, monday.com bietet die Flexibilität, Anpassbarkeit und Benutzerfreundlichkeit, die moderne Unternehmen benötigen, um agil und produktiv zu bleiben.

Als offizieller Partner von monday.com stehen wir dir gerne zur Seite, um deine spezifischen Bedürfnisse zu besprechen und um dir zu zeigen, wie du monday.com optimal für deine Workflow-Automatisierung einsetzen kannst. Ob du gerade erst mit der Automatisierung beginnst oder deine bestehenden Prozesse optimieren möchtest, wir bieten dir die Expertise und Unterstützung, die du benötigst, um das Beste aus dieser leistungsstarken Plattform herauszuholen.

Hast du Fragen oder benötigst Hilfe bei der Einrichtung? Zögere nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind hier, um dir zu helfen, deine Produktivität auf die nächste Stufe zu heben und dein Unternehmen mit monday.com erfolgreich zu digitalisieren.

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Die Blinno GmbH – der offizielle monday.com DACH-Partner

Die Blinno GmbH ist der offizieller monday.com Partner der DACH-Region. Wir sind spezialisiert in der Schulung, Implementierung, Integration und in der monday.com Beratung. Auch verfügen wir über ein breites technisches Know-How und sind Experten in der Automatisierung von Aufgaben, im Erstellen von Zusatzfunktionen, welche dir fehlen sowie in der Entwicklung von monday.com Apps. Gerne helfen wir auch dir dabei, den vollen Nutzen aus dem WorkOS zu holen.

Du bist dir noch nicht sicher, ob monday.com das Richtige für dich ist? Bei uns werden Ehrlichkeit und Transparenz grossgeschrieben. In einem kostenlosen Erstgespräch beraten wir dich gerne dazu, ob das WorkOS die richtige Wahl für dein Unternehmen sein könnte.

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